Pour une meilleure gestion des entreprises, de nouvelles compétences sont constamment développées. Elles visent à permettre un gain de temps, de ressources et par ricochet, l’atteinte des objectifs plus grands.
C’est dans ce contexte que le concept de logiciel ERP a vu le jour. Bien que plusieurs entreprises en fassent déjà usage, il n’est pas toujours aisé de donner une explication claire de l’application et de sa portée.
Nous vous proposons à travers ce contenu, de faire la lumière sur le concept de logiciel ERP.
Définition d’un logiciel ERP
Comme expliqué sur le site, un logiciel open source ERP est un progiciel qui aide à la gestion des opérations en entreprise. Le concept anglais ERP (Enterprise Ressource Planning) se traduit en français par PGI (Progiciel de Gestion Intégrée). C’est en quelque sorte, un groupe de modules ou d’applications que l’on rattache à un système central afin d’optimiser les fonctions de gestion en entreprise.
En clair, ce progiciel intègre plusieurs solutions de gestion dont :
- la gestion des stocks ;
- la gestion comptable ;
- la gestion e-commerce ;
- la gestion des commandes ;
- la gestion commerce B to B et B to C.
La liste présentée ici, ne représente qu’une ébauche des fonctionnalités qui sont associées à un progiciel du genre. Vous trouverez plus d’informations sur le concept ici.
Quelles sont les principes fondamentaux d’un logiciel ERP ?
Il est vrai que la digitalisation est désormais une réalité qui s’intègre aux habitudes de plusieurs entreprises. Cependant, il faut aussi attirer votre attention sur le fait que ce ne sont pas toutes les solutions de gestion qui peuvent être qualifiées de ERP. En effet, un progiciel de gestion intégrée doit impérativement répondre à certains principes. En voici les fondamentaux.
Base de données unique et commune
Les applications fonctionnelles qui constituent une solution de gestion doivent constituer des modules indépendants. Cependant, elles doivent être toutes compatibles entre elles. C’est ce qui permettra d’en faire une utilisation fluide. En cela, le logiciel open source ERP doit fonctionner sur une base de données unique, mais commune à toutes les applications qui le constituent. Au moment de la programmation de l’application, il est donc nécessaire de tenir compte de ce principe.
Moteur Workflow
L’autre principe fondamental qui définit un logiciel ERP libre, c’est la compatibilité avec un moteur de Workflow. D’abord, cet outil permettra de définir l’ensemble des tâches du processus de gestion. Ensuite, il aidera l’utilisateur à mieux se servir des modules du système qui y sont compatibles. C’est donc un avantage double en un.
Quels sont les avantanges d’utiliser un logiciel open source ERP ?
Opter pour ce logiciel pour la gestion de son entreprise présente de réels avantages. En guise d’illustration, il faut dire qu’un responsable d’entreprise évoluant dans le système classique pourrait utiliser un logiciel pour la facturation de ses services. Il en utilisera un autre pour d’autres tâches (le devis par exemple). Pour lancer sa production et la vendre, il lui faudra aussi faire une planification. Là, un logiciel de planification sera utile.
Choisir d’utiliser un tel logiciel vous dispense de l’obligation de vous encombrer avec tous ces outils. Vous gagnez donc en efficacité et vous pourrez mieux gérer votre temps. En cela, vous aurez plus de temps à consacrer à d’autres activités en entreprise pour l’atteinte des objectifs commerciaux. En d’autres termes, le progiciel vous permet de :
- homogénéiser et d’avoir plus de cohérence dans vos informations ;
- optimiser votre gestion de flux économiques et financiers ;
- faciliter la communication interne et celle externe ;
- disposer d’un système unique et intègre ;
- accroître la productivité de l’entreprise.
L’autre avantage que vous aurez à l’utiliser, c’est la possibilité de l’obtenir en mode SaaS. En utilisant un service SaaS, vous n’avez pas de licence à payer. La facturation est faite en fonction de l’utilisation que vous faites des applications. En clair, vous bénéficiez d’un low code ERP. Vous minimisez les coûts de gestion de l’information, vous maîtrisez davantage les coûts, les délais de mise en œuvre des projets et le déploiement. De même, la formation pour vos salariés se fera de façon globale en suivant la même logique et la même ergonomie.
Comment choisir un logiciel ERP ?
D’entrée, un bonne solution ERP doit être pérenne. Cette pérennité concerne non seulement le progiciel, mais aussi l’intégrateur, l’éditeur et la plateforme. C’est ce caractère qui vous permettra d’utiliser l’application sur la durée et de ne pas être obligé de le changer en raison d’un dysfonctionnement.
Puisque le progiciel doit être utilisé par des humains, il faudrait qu’il soit adapté à la capacité d’assimilation de votre personnel. Notez aussi qu’il faudra penser à la relève en cas d’abandon ou de changement de poste. Pour cela, le système de gestion doit être simple, efficace, intuitif et ergonomique.
L’autre paramètre à vérifier avant de vous décider pour le choix, c’est celui des fonctionnalités. Il faudra que les domaines fonctionnels couverts par l’outil soient parfaitement compatibles à vos offres de produits/services. De même, des outils décisionnels doivent être intégrés de même qu’un niveau de paramétrages assez élevé.
Puisque vos données seront stockées sur l’outil, il est important que ce dernier vous offre une certaine sécurité en ce sens. Vous devriez normalement avoir la possibilité de bloquer des utilisateurs non autorisés ou d’empêcher la saisie accidentelle d’informations incorrectes par exemple. Pour les modifications, il est aussi nécessaire de veiller à leur traçabilité. Cela aidera pour les comptes.
Pour le management de la performance, le système doit intégrer une certaine maîtrise des flux. Les meilleurs logiciels ERP prévoient une aide à la décision, une base de données, une publication et la restitution de ces données.
Si vous souhaitez étendre vos services sur le plan international, assurez-vous que les dispositions légales des pays ciblés n’entravent pas le fonctionnement du logiciel. Mieux, l’interface de l’application devrait être disponible en plusieurs langues pour permettre une utilisation plus facile.
En savoir plus sur les logiciels open source ERP
Logiciel ERP : Est-ce compatible avec d’autres outils ?
Utiliser ce progiciel ne vous bloque pas de la possibilité de vous servir d’autres outils. À l’instar de plusieurs entreprises qui se démarquent sur le terrain, vous pouvez par exemple, utiliser en complément, un logiciel de crm. Si vous en faites un choix efficient, vous pourrez mieux cerner vos clients et leurs besoins. Cela vous aidera à comprendre leurs besoins et à anticiper sur vos offres. Mieux, vous pourrez profiter de sa mobilité lorsque vos collaborateurs et vous, êtes en déplacement.
Un ERP mobile permet d’améliorer la réactivité et l’efficacité de vos équipes. Il aide également à la réduction de vos coûts et augmente par ricochet, la satisfaction de vos clients. Vous accélérez grâce à cet outil, le partage et le traitement de vos données. Vous perfectionnez le pilotage et vous optimisez vos processus par cette même occasion.
Enfin, retenez que l’utilisation du logiciel présenté dans cet article vous facilite grandement la vie en entreprise quant à la gestion. C’est un système qui présente de nombreux avantages certes, mais qui nécessite une certaine méticulosité au moment où vous devez l’identifier et le choisir.