L’envoi de courriers par voie postale est un service qui reste indispensable pour certaines entreprises. Cependant, les coûts associés à cette fonction sont souvent élevés, mais l’avènement de l’envoi de courrier en ligne permet de pallier cette contrainte.
Cette méthode pratique et économique permet aux entreprises d’envoyer des documents en format papier comme électronique. Voici en détail les avantages de l’envoi de courrier en ligne.
Ce que vous devez retenir :
- L’envoi de courrier en ligne offre une solution pratique et économique pour les entreprises, permettant d’économiser jusqu’à 50% sur les frais d’envoi traditionnels.
- Cette méthode évite les frais de déplacement et de gestion manuelle des courriers, offrant des tarifs compétitifs et des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion des envois.
- Pour choisir un prestataire d’envoi de courrier en ligne, privilégiez la sécurité, les coûts de services pratiqués, l’emplacement du prestataire et la qualité du service client.
Envoi de courrier en ligne : qu’est-ce que c’est ?
L’envoi de courrier en ligne consiste à envoyer des lettres, contrats et tout autre document, directement depuis votre bureau. La particularité de cette option est qu’il n’est pas nécessaire de se rendre à la poste ou tout autre service postal. Par exemple, vous pouvez aller sur envoi-courrier.fr et trouver une plateforme d’envoi de courrier en ligne rapide et intuitive pour tous vos besoins.
De plus, avec l’envoi de courrier en ligne, vous avez la possibilité d’acheminer votre courrier en format électronique ou papier. Avec ce service, vous pouvez également envoyer vos documents à n’importe quel destinataire en France métropolitaine et à l’étranger. Cerise sur le gâteau, le processus se fait en quelques clics, peu importe le nombre de courriers.
En outre, envoyer votre courrier en ligne ne requiert pas d’engagement ni d’installation et offre un parcours utilisateur adapté. Grâce à cette alternative, vous pouvez réaliser d’importantes économies, allant de 30 à 50 % sur vos envois de courriers.
La réduction des frais d’affranchissement
L’un des principaux atouts de l’envoi de courrier en ligne est la proposition de tarifs et d’options d’affranchissement compétitifs. C’est une solution très avantageuse par rapport aux services d’envoi de courrier traditionnels.
De même, les formules proposées par les solutions d’envoi de courrier en ligne sont très variées et adaptées à toutes les entreprises. Vous pouvez ainsi trouver le forfait qui convient le mieux et faire quelques économies.
La limitation complète des frais de déplacement
Contrairement à l’envoi de courrier traditionnel, le service en ligne vous évite de recourir à la main d’œuvre pour envoyer vos documents. Cela vous permet de ménager vos collaborateurs et surtout de leur permettre de se concentrer sur des tâches plus importantes pour le développement de votre entreprise.
Aussi, déléguer l’envoi de vos courriers à une plateforme en ligne vous épargne des frais de déplacement. Ce sont généralement l’achat d’essence, les péages ou encore les frais de transport en commun. L’envoi de courrier en ligne vous évite d’avoir à vous déplacer et donc d’économiser sur les dépenses liées au déplacement.
Les frais de gestion réduits
La gestion manuelle des courriers est une tâche onéreuse dont vous pouvez limiter les frais par l’utilisation du courrier en ligne. Avec ce type de service, vous bénéficiez de certaines fonctionnalités supplémentaires. On peut citer par exemple :
- l’acheminement ;
- la gestion du stockage ;
- l’historisation des expéditions ;
- et la consultation en temps et en heure de vos documents.
Vous profitez ainsi d’avantages considérables à coûts réduits en gestion de courrier grâce aux services de courrier en ligne.
Le gain de temps
Avec les services d’envoi de courrier en ligne, vous pouvez aussi réduire la durée des tâches d’expédition. L’envoi du courrier papier vous évite l’impression, de mise en pli ainsi que le déplacement à la Poste. Vous avez la possibilité de transférer vos documents 24 h/24 et 7 j/7.
Quant à l’envoi de courrier électronique en ligne, la distribution des documents se fait en temps record. Dès que le transfert est effectué, le destinataire reçoit immédiatement une notification de réception du document. La solution d’envoi de courrier en ligne représente donc un excellent atout rapidité.
Comment bien choisir son prestataire d’envoi de courrier en ligne ?
À l’ère du numérique et de la digitalisation, les services d’envoi de courrier en ligne se sont multipliés. Mais la qualité et la fiabilité des offres varient en fonction des prestataires. Il est donc important de choisir le fournisseur idéal selon certains critères importants ainsi que vos besoins.
Prenez en compte le niveau de sécurité et de confidentialité de la plateforme
Lors du choix de votre prestataire de service de courrier en ligne, privilégiez un fournisseur fiable et discret. Il doit être en mesure de garantir la sûreté de vos courriers et veiller au respect de la confidentialité de leur contenu. Assurez-vous que votre prestataire utilise des mesures sécuritaires robustes et efficaces pour la protection de votre courriel.
Analysez les coûts de services proposés
Pour bien choisir votre prestataire de courrier en ligne, considérez au préalable les coûts de services pratiqués. Analysez les tarifs proposés par plusieurs fournisseurs afin d’identifier les meilleurs prix du marché. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises de frais cachés des entreprises malhonnêtes.
Vérifiez l’emplacement du prestataire
Il est également important de choisir un prestataire de courrier en ligne situé dans une zone facile d’accès pour vos clients. Cela vous permettra d’optimiser la rapidité d’acheminement des courriers. Optez pour une entreprise qui exerce dans plusieurs pays et qui dispose d’un vaste réseau d’agences annexes.
Évaluez le service client
Dans le domaine des services de courrier en ligne, il peut arriver que le processus de transfert ou d’acheminement de courrier rencontre un problème. Vous ne devez donc pas négliger le service après-vente pendant le choix de votre prestataire d’envoi de courrier en ligne.
Privilégiez donc un fournisseur avec un service client réactif. Vous pourrez ainsi facilement le contacter en cas de situations de mauvais envoi ou de non-réception de courrier. Avec nos précieux conseils, vous êtes sûr de choisir le prestataire d’envoi de courrier en ligne qu’il vous faut.