Les différentes particularités des logiciels de facturation certifiés

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Outils fondamentaux permettant aux entreprises de modifier et de générer aisément leurs devis et factures, les logiciels de facturation remplacent les systèmes conventionnels tableurs ou de facturiers papiers.

Ces logiciels ont été conçus dans le but de garantir, automatiquement, l’édition et la conception des documents financiers comptables qui sont conformes à la loi.

Pour une utilisation optimale, les logiciels de facturation peuvent être intégrés aux outils ERP et CRM.

Ce guide vous propose les différentes spécificités des logiciels de facturation certifiés.

Les fonctionnalités d’un logiciel de facturation

Sur le marché, il existe de nombreux logiciels de facturation qui proposent des fonctionnalités semblables. Vous pouvez cliquer sur jlogiciels.fr pour mieux comprendre le fonctionnement de ces outils. Les fonctions principales d’un logiciel de facturation certifié concernent :

  • l’archivage des factures : les factures électroniques vous permettent de gagner en temps ;
  • la création de devis et de factures : vous avez la possibilité de faire le choix d’un modèle pour la création d’une facture. Vous pouvez pareillement le personnaliser entièrement dans un éditeur interactif (gestion du taux de TVA, logo, mentions légales, numéro de facture, mise en page, gestion TTC ou HT, etc.) ;
  • la comptabilité : les outils de facturation permettent de gérer toute la trésorerie de l’entreprise en automatisant la tenue comptable dans le strict respect du code général des impôts ;
  • les relances de paiement : vous pouvez procéder au paramétrage des rappels de paiement de manière automatique. Ce qui vous permet de faire une mise en place des délais de paiement concernant les factures impayées ;
  • la gestion du temps facturable : les logiciels proposent une assignation des chronomètres à chaque prestation. Ce qui permet une obtention des relevés d’heures à facturer avec précision aux clients ;
  • la gestion des envois : les logiciels assurent la gestion automatique de la facturation électronique, la prévention des réponses types et l’annexion des pièces jointes. Vous pouvez aussi procéder à des envois de factures à intervalles réguliers, etc.

Aussi, grâce à un tableau de bord, vous pouvez gérer facilement l’espace client, les documents de facturation et les bons de commande.

Les raisons d’utiliser un logiciel de facturation certifié

L’utilisation des logiciels de facturation certifiés offre de nombreux avantages visant à faciliter la gestion de votre entreprise. Ainsi, ces outils permettent :

  • une centralisation des fiches clients : les principales informations telles que le numéro de TVA communautaire, la raison sociale, les conditions de paiement, l’adresse, les conditions tarifaires, le taux de TVA applicable, etc., peuvent être centralisées au sein des fiches qui sont paramétrables. Ce qui permet une réutilisation simple de l’ensemble des informations renseignées ;
  • une réduction du risque d’erreur : les outils de facturation certifiés ont pour objectif de procéder à une automatisation d’un système permettant de réduire au maximum le risque d’erreur. Il s’agit fondamentalement du calcul des montants dus (TTC et HT) en fonction des conditions tarifaires négociées et des quantités, du report du taux de TVA applicable, de l’application d’une remise éventuelle, de l’utilisation des données clients, etc. ;
  • le respect des dispositions légales : le processus de facturation est encadré par de multiples dispositions légales complexes. Ainsi, en optant pour l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié, vous respectez les règles en vigueur en ce qui concerne la numérotation de facture, les mentions légales obligatoires qui sont applicables au système de facturation (identification des entreprises, taux de TVA, délais de paiement, date d’émission, etc.), la conservation et la classification des factures avec les diverses options de stockage en ligne ;
  • d’assurer une gestion efficace : le suivi du recouvrement des créances est automatisé grâce à la fonctionnalité de suivi du poste “client”. Vous avez la possibilité de recevoir des alertes pour une meilleure gestion des factures impayées. Les outils de facturation certifiés permettent l’établissement des codes de facturation complexes et l’obtention des statistiques exactes non seulement sur les ventes, mais aussi sur les taux de transformation des devis, etc.

Aussi, l’utilisation des outils de facturation certifiés vous permet d’économiser du temps que vous pourrez consacrer à d’autres activités de l’entreprise.

Quelles sont les entreprises concernées par l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié ?

Les outils de facturation certifiés concernent toutes les entreprises assujetties à la TVA et qui utilisent un logiciel de facturation qui leur permet d’enregistrer les règlements de leurs clients. Les entreprises qui facturent seulement des professionnels ne sont pas obligées d’utiliser un outil de facturation certifié. Toutefois, l’entreprise doit obligatoirement utiliser un logiciel certifié, au cas où une seule facture est établie au nom d’un particulier.

Cependant, le choix d’un logiciel de facturation certifié doit tenir compte de plusieurs paramètres essentiels tels que : le support technique, l’ergonomie de l’interface, les fonctionnalités, l’accessibilité des documents comptables, le prix, etc. Pour une gestion efficace de votre comptabilité, vous pouvez vous rapprocher de votre expert-comptable afin de bénéficier d’un accompagnement technique.

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