Après deux années difficiles, l’événementiel reprend des couleurs.
Conférences, tables rondes, réunion incentive, team building c’est le grand retour des événements d’entreprise pour le plus grand plaisir des salariés.
Si vous cherchez à organiser un séminaire pour fêter la fin d’année 2022, voici quelques conseils.
Définir l’objectif de votre séminaire
Avant de chercher un lieu, vous devez avant tout définir l’objectif de votre séminaire. À savoir qu’il peut se dérouler sur une demi-journée, une journée entière, voire sur plusieurs jours.
Cette catégorie d’événement fait partie de la communication interne de l’entreprise. Ainsi, vous devez vous poser les questions suivantes pour amorcer son organisation : est-ce qu’il s’agit de renforcer la cohérence de votre équipe ? De renouveler sa motivation ?
De la féliciter pour les résultats qu’elle a obtenus cette année ? De l’initier à des changements, à une réorganisation, une restructuration ?
Trouver des lieux pour séminaires
Vous pouvez trouver des lieux pour séminaires sur internet. Il existe des sites spécialisés vous permettant de rechercher la salle qu’il vous faut grâce à un système de filtres. Vous indiquez le nombre de personnes attendues, la zone géographique souhaitée. Dans chaque ville, vous découvrirez des adresses insolites où organiser un événement mémorable pour vos équipes.
Ainsi, vous pourrez réserver un espace dans un château comme dans un hôtel particulier ou même sur une péniche. Vous pourrez offrir une ambiance guinguette, atelier industriel ou 19e siècle. Les seules restrictions se trouvent dans la limite de votre budget et dans le nombre d’invités prévu.
Se renseigner sur les dimensions de la salle
Les dimensions de la salle font partie des éléments incontournables à connaître en amont. Pour savoir quelle superficie l’espace doit faire, vous devez déterminer le nombre de participants, mais pas seulement.
En effet, vous devez aussi choisir la nature de l’événement. Souhaitez-vous organiser un séminaire dans un amphithéâtre ou dans une salle de plain-pied ? Avec des tables en U ou en îlots ?
Et surtout, votre séminaire se déroulera-t-il dans une seule et même pièce ? Certains prennent la forme de workshops auxquels les équipes sont invitées à participer à tour de rôle. Enfin, s’il est attendu que les participants soient tous assis, vous devrez prévoir le nombre suffisant de chaises.
Déterminer la taille et le positionnement de l’écran
En salle comme en amphithéâtre, vous devrez déterminer la taille de l’écran ainsi que le recul nécessaire pour la projection. Plus l’espace sera grand, plus il y aura de participants, plus les dimensions et le positionnement du matériel vidéo devront être adaptés.
En effet, l’écran par exemple devra être placé idéalement pour ne pas être caché par les ombres portées des intervenants assis sur scène. Pour éviter cela autant que possible, vous pouvez opter pour le rétroéclairage. Toutefois, cela n’est envisageable que si l’écran et la profondeur de la scène sont suffisants.
Choisir un lieu avec ou sans prestation
Si vous organisez seul l’événement, vous voudrez peut-être vous faciliter la tâche en louant un espace proposant déjà certaines prestations. Certains lieux pour séminaires travaillent régulièrement avec les mêmes traiteurs ou services d’accueil. Cela est particulièrement pratique. Vous n’avez pas à chercher un professionnel sérieux. Vous n’avez pas à lui expliquer comment fonctionne la salle puisqu’il connaît déjà la maison. En passant par le prestataire attitré du lieu, vous coordonnez votre événement, vous vous concentrez dessus.
Engager un modérateur
Vous ne souhaitez pas prendre en charge l’animation des débats lors du séminaire ?
Dans ce cas, vous devez faire appel à un modérateur. De Nombreux Journalistes proposent ce genre de service.
Spécialisés dans un domaine, ils assurent l’enchaînement des questions-réponses, ils gèrent le temps de parole des intervenants et des participants. Grâce à leur intervention, les discussions sont riches et conviviales.
Arrêter un budget
En événementiel, tout est possible. Aussi, vous devez arrêter un budget très tôt dans votre processus organisationnel. Les coûts de la location d’espaces événementiels par exemple sont très variables. Il est impossible de définir un prix au mètre carré tant cela ne dépend pas seulement de la superficie. En effet, l’arrondissement où se trouve la salle et son charme comptent tout autant. Un lieu petit, bien situé, avec beaucoup de cachet, peut se louer très cher.
Par ailleurs, un autre poste important dans les dépenses concerne la restauration. Pour peu que votre séminaire dure une journée entière, vous devrez prévoir un catering pour l’accueil café et au minimum pour le déjeuner. Ils peuvent se dérouler debout, comme un cocktail déjeunatoire, ou être servis sous la forme d’un repas assis servi ou en version buffet. Enfin, si vous prenez à votre charge le transport des participants, vous devrez également prévoir les services d’un autocariste ou les billets de train.
Organiser un séminaire d’entreprise demande du temps et un certain budget. Vous pouvez le concevoir vous-même ou faire appel à une agence spécialisée dans l’événementiel.