Dématérialisation des documents et avantages : comment choisir un bon logiciel de gestion ?

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Les entreprises qui s’inscrivent dans une démarche de transformation digitale doivent posséder divers outils utiles au quotidien. L’un d’eux est le logiciel GED (Gestion Électronique des Documents). Ce programme informatique est un précieux atout pour ordonner, administrer et archiver les dossiers d’une compagnie.

Vous ne pouvez pas vous en passer, si votre objectif est de gagner du temps dans vos processus au quotidien. Quels sont les critères à considérer pour sélectionner un logiciel GED, et profiter de cet outil en entreprise ?

Ce que vous devez retenir sur la dématérialisation des documents:

  • Identifier les besoins spécifiques de votre entreprise pour la gestion documentaire avant de choisir un logiciel GED.
  • Privilégier un logiciel facile à installer, utiliser, avec une interface ergonomique pour optimiser l’efficacité au quotidien.
  • Assurer que le logiciel offre des options de sécurité robustes, incluant le chiffrement des données et la conformité au RGPD.
  • Choisir un logiciel compatible avec vos systèmes et facile à intégrer avec d’autres outils utilisés dans l’entreprise.
  • Tester le logiciel via des versions d’essai et consulter les avis d’autres utilisateurs pour évaluer sa performance et son adéquation.

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Faire un inventaire de vos besoins

Acheter la première solution logicielle proposée sur le marché n’est certainement pas la meilleure chose à faire pour dématérialiser vos documents. En amont, vous devriez plutôt prendre le temps d’établir une liste des besoins de votre organisation. Au quotidien, le logiciel de gestion des documents permet de traiter et conserver :

  • Les factures ;
  • Les contrats ;
  • Les devis ;
  • Etc.

Prenez en compte le volume de ces dossiers que vous gérez périodiquement, ainsi que les principales options dont vous avez besoin. En fonction des éditeurs qui proposent des outils de gestion électronique des documents, une fonctionnalité d’audit peut être incorporée. Elle permet aux usagers de faire un état des lieux, afin de mieux tirer parti du logiciel.

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Miser sur la facilité d’installation et d’utilisation

Dématérialisation des documents et avantages
Dématérialisation des documents et avantages

Avant de finaliser votre achat d’un logiciel GED, assurez-vous de comprendre son mode de fonctionnement.

Comment s’y prendre pour l’installer sur vos ordinateurs en entreprise ? Ce sont des volets auxquels vous intéresser, afin que l’utilisation de l’outil soit facile.

Quotidiennement, vous pouvez en tirer des avantages pour gagner du temps dans l’exécution de vos différentes tâches. Notez en plus qu’un outil qui s’installe aisément vous évitera de gaspiller du temps.

Le délai nécessaire à l’installation du logiciel pour dématérialiser vos documents au sein de l’entreprise compte également. Renseignez-vous à ce propos, en contactant divers éditeurs afin de choisir la solution la plus rapide. Son ergonomie doit aussi jouer un rôle important dans votre processus de sélection. Soyez donc attentif à tous ces détails.

Vérifier les options de sécurité

Les options sécuritaires fournies par l’éditeur de votre logiciel GED sont d’une importance capitale pour les utilisateurs. Idéalement, l’outil que vous comptez adopter devrait être équipé d’un système pour chiffrer les données. Vous aurez ainsi la garantie que vos documents ne seront pas accessibles à de tierces personnes. Il est également important que le programme informatique soit conforme aux exigences du RGPD.

L’outil pour dématérialiser les documents doit inclure diverses fonctionnalités, afin de réduire les chances que des éléments soient supprimés par erreur. Avant d’effectuer son acquisition, vérifiez que vous pouvez définir les niveaux d’accès de chaque utilisateur. Cela vous permettra de sécuriser davantage votre système, et d’empêcher la survenue d’erreurs qui peuvent être évitées. Les documents stockés bénéficieront de cette manière d’une sécurité plus renforcée.

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Passer en revue les options d’intégration de l’outil informatique

Au sein des organisations, le personnel fait usage d’une diversité d’outils pour gérer quotidiennement les activités à effectuer. En choisissant un logiciel GED, il est important que l’outil s’intègre aisément dans cet écosystème. Vous aurez ainsi plus de facilité à transférer des informations d’un logiciel à un autre en quelques clics. Quels sont les systèmes d’exploitation que vous utilisez au sein de votre entreprise ?

Il est indispensable de les passer en revue, pour être sûr que le logiciel GED pourra aisément être installé. À cet effet, intéressez-vous principalement aux :

  • Options d’exportation et de numérisation ;
  • Fonctions de recherche des documents par mots-clés ;
  • Applications métiers à associer avec votre outil GED.

Tester la solution informatique

Avant de passer à l’achat d’un logiciel GED, prenez la peine de le tester pour être sûr qu’il répond à vos nécessités. Comment y arriver ? La première chose à faire consiste à jeter un coup d’œil aux avis publiés par d’autres usagers. Ils vous fourniront de précieuses informations à propos des caractéristiques de chaque logiciel. Évidemment, effectuer une évaluation de l’outil en utilisant les versions gratuites fournies est indispensable. Cela vous permettra de vous familiariser aisément avec les options disponibles.

Choisir un logiciel GED peut paraitre assez complexe au premier abord. Cependant, vous pouvez vous faciliter la tâche en considérant certains critères dans le processus de choix. Ils concernent vos besoins, les fonctions de l’outil, et l’aisance avec laquelle vous pouvez vous en servir. Évidemment, vous devrez également prendre en compte votre environnement de travail afin que l’intégration de l’outil soit parfaite. C’est le meilleur moyen de profiter de tous les atouts d’un logiciel GED.

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