Depuis quelques années, les entreprises font le choix de dématérialiser leurs archives afin de réduire la quantité de documents dont elles disposent.
Les avantages de louer un box de stockage pour son entreprise
Cependant, bien que moderne, efficace et très pratique, l’alternative numérique présente malheureusement quelques limites. Pour pallier ce problème, la plupart des sociétés recourent à une méthode toute simple pour stocker leur documentation : la location d’un box de stockage.
Découvrez tous les avantages de cette solution pour conserver toutes vos archives d’entreprise.
La sécurité pour vos documents
La loi oblige les entreprises à conserver certains documents sur une période donnée. Parfois, la durée de conservation peut atteindre 30 ans. C’est le cas par exemple des contrats d’acquisition qui peuvent d’ailleurs servir de moyen de preuve en cas de litige. Il s’agit d’une longue période durant laquelle de nombreux documents peuvent s’accumuler.
En choisissant de louer un box de stockage, vous êtes certain de toujours disposer d’un espace pour conserver vos archives sans risques. En effet, cette solution vous évite de perdre des dossiers, surtout lorsque vous décidez par exemple de déménager pour délocaliser votre structure.
De plus, la location d’un box de stockage vous permet de réunir les conditions pour un archivage de qualité. La majorité des box sont protégés de l’humidité, ce qui réduit très considérablement les risques de détérioration des documents papier.
Avec un box de stockage, la sécurité de vos archives est assurée. D’une part, la majorité des services de location proposent des box conçus avec des matériaux solides et très résistants. Cela réduit donc le risque de vandalisme ou de cambriolage.
Les prestataires proposant les box de stockage utilisent également des systèmes de protection extrêmement performants. Par exemple, ils installent :
- des détecteurs de mouvements ;
- des alarmes anti-intrusion ;
- des alarmes incendie ;
- et des caméras de vidéosurveillance.
Des agents spécialement formés peuvent aussi être dédiés à la surveillance du box de stockage. D’autre part, à la signature du contrat, chaque entreprise locataire reçoit une clé de cadenas et un biper. De fait, vous êtes le seul à déterminer les personnes habilitées à accéder à vos documents.
Certains services de location proposent de répertorier chaque entrée dans le box. Vous pourrez toujours être au courant des allées et venues dans votre espace de stockage. Ainsi, si vous décidez de louer un box de stockage, vous pourrez éviter que des personnes indiscrètes ou malhonnêtes aient accès à vos archives, ce qui renforce la confidentialité.
Le gain d’espace
En dehors de la protection des documents, la location d’un espace de stockage vous permet de faire de la place dans vos locaux. En effet, il n’est pas rare que, pour entreposer des documents, vous soyez obligés de libérer un bureau ou de trouver une petite pièce exiguë.
Les documents se retrouvent entassés, s’emmêlent ou s’abîment. Sans compter que l’accès n’est pas restreint, ce qui peut favoriser la perte de contrats importants. Avec un box de stockage, vous avez l’assurance de pallier ces problèmes.
Les sociétés de location mettent à disposition des espaces spacieux et extensibles. Vous pouvez choisir des conteneurs compartimentés afin de mieux ranger vos archives. Vous pouvez choisir d’utiliser le box pour entreposer les vieux documents que vous ne consultez pas quotidiennement.
De cette manière, au moment où vous en aurez besoin, vous pourrez les retrouver sans difficulté. L’espace que vous aviez précédemment dédié à l’archivage pourra dorénavant être reconverti en salle de repos ou en petit bureau selon votre désir.
Un autre avantage du box de stockage est qu’il n’est pas limité aux archives. Vous pouvez l’utiliser pour entreposer du matériel, des marchandises ou tout autre équipement qui vous encombre dans vos locaux. Cette option est donc idéale lors des déménagements ou si vous ne disposez pas d’une grande superficie sur votre lieu de travail.
La flexibilité des offres de location
La location d’un box de stockage est une solution qui s’adapte aux besoins de votre entreprise. Que ce soit sur la taille de l’espace ou la durée du contrat, cette option vous assurera de conserver vos archives efficacement.
Un box sur mesure et à un tarif avantageux
Pour vous aider au mieux, les sociétés de location proposent des espaces d’entreposage de tailles différentes. Vous avez donc la liberté de choisir le volume de la pièce en fonction de votre besoin. En fonction de la quantité de vos documents, vous pouvez choisir un petit box (1 m² pour 2,5 m3) ou un box de grande taille (pouvant atteindre les 20 m² pour 940 m3).
Vous avez également la possibilité de modifier la surface en transférant votre contenu d’un box à un autre plus grand ou plus petit selon votre besoin. Par ailleurs, les sites de location sont souvent ouverts 24 h/24, et ce, tous les jours. Vous pourrez donc y accéder à tout moment.
Sachez aussi que la plupart du temps, les tarifs des services de location sont clairs et personnalisables. En fonction de votre besoin, vous pourrez déterminer le prix avec le propriétaire des box. De plus, vous n’aurez pas de frais de dossiers à payer.
Une durée de contrat totalement adaptée à vos besoins
En plus de la liberté sur le choix de la taille de votre box, vous pouvez aussi modifier la durée de votre contrat. Cela revient à dire que vous pouvez décider de réduire ou d’allonger le temps de la location.
Votre contrat d’un mois peut donc devenir un contrat d’un an ou de quelques jours. Tout dépend de votre besoin. Par exemple, si vous avez simplement besoin d’un espace de stockage pendant votre déménagement, vous pouvez établir un contrat d’une journée ou deux.
De plus, cette flexibilité vous permet d’ajuster votre budget. Si en cours de contrat, vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas payer votre loyer, il vous suffira d’informer le service de location pour revoir votre contrat.
Ils pourront changer de box pour un loyer inférieur ou réduire la durée de stockage. Louer un box pour vos archives semble donc être une solution idéale pour les conserver correctement.
Cependant, pour profiter des meilleurs avantages, vous devrez faire attention lors du choix de votre prestataire. Vous pouvez utiliser les sites de comparaison pour trouver le service qui répond le mieux à votre besoin. Idéalement, vous devrez vérifier certains critères tels que :
- la proximité ;
- le niveau de sécurité ;
- l’aspect des box ;
- et la référence des clients.
Ces informations vous permettront d’avoir la certitude que vos documents sont entre de bonnes mains. Vous pouvez également comparer les tarifs et les conditions de location avant de valider un contrat. Difficile de refuser une telle offre !