Le papier a toujours été un indispensable dans les entreprises. Cependant, il demeure un élément qui prend de la place et dont la gestion n’est pas facile à appréhender. Depuis quelques années, la tendance est de réduire son utilisation avec l’objectif zéro papier en entreprise. Pour atteindre cet idéal, de nombreux établissements professionnels implémentent des logiciels de GED (Gestion électronique des documents).
Le rôle d’un GED est d’équiper les entreprises d’un système de gestion électronique qui permet de stocker des données, retrouver et partager de l’information et des documents sans avoir recours au papier. C’est une étape incontournable pour adopter le virage du numérique.
Découvrez ici les 05 raisons pour lesquelles vous devez équiper votre société d’un logiciel de GED.
Logiciel GED, pour une fluidification de la recherche de contenu
En entreprise, la recherche de documents fait partie des tâches qui peuvent se révéler très chronophages. Vous n’aurez qu’à renseigner les références du document concerné pour le retrouver en quelques clics.
En effet, le logiciel fonctionne un peu comme Google : un moteur de recherches assure la transmission des documents demandés. La recherche devient alors très facile, puisqu’un système de classement intelligent qui prend en compte la nature et la catégorie des documents à savoir factures, reçus, contrats, etc.
De ce fait, un collaborateur à la quête de toutes les factures relatives à un client pourra les retrouver sans grande difficulté grâce à son logiciel de GED. La réduction du temps de recherche de l’information est synonyme de productivité accrue pour l’entreprise dans le sens où les collaborateurs ont la possibilité de se concentrer sur des tâches plus utiles.
La recherche de documents n’est plus source de stress, car elle est reléguée au second plan. Ainsi, la productivité de vos équipes s’en trouve décuplée tout comme la satisfaction de vos clients. Toutefois, pour bénéficier d’un tel avantage, il est important de savoir choisir son logiciel de ged. Mais avec un logiciel de ged, rechercher un document se réduit à sa plus simple expression.
Comment choisir son logiciel GED ?
Les acteurs du marché sont nombreux et il peut devenir difficile de faire le bon choix. Mais il est important d’opter pour un logiciel capable de répondre à vos attentes. Pour y arriver, vous devez prendre en compte les critères suivants :
- une interface intuitive ;
- un aspect collaboratif ;
- une validation interne.
Ce n’est pas tout, assurez-vous également que le logiciel de ged s’adapte à votre processus. Vous pouvez demander un mode démo pour avoir un aperçu détaillé du logiciel avant de vous engager.
Logiciel GED, pour une amélioration de la collaboration entre les salariés
L’implémentation d’un logiciel de ged en entreprise facilite le partage des documents entre collaborateurs. Il s’agit d’une fonctionnalité qui renforce la collaboration entre les salariés, ce qui se révèle très bénéfique pour la structure. Avec un logiciel de ged, la diffusion des documents et des informations qui y sont liées devient instantanée, même à distance.
Peu importe le terminal utilisé (smartphone, tablette, ordinateur), il est possible de tout consulter en ligne. Cela constitue un facteur décisif dans le cadre de la gestion d’un projet. Selon les besoins de l’entreprise, le logiciel peut être couplé à des applications métiers, notamment celles dédiées à la comptabilité, à la gestion du personnel ou des clients.
Logiciel GED, pour un meilleur contrôle des informations
En entreprise, beaucoup de documents circulent en interne. Il devient alors difficile de voir clair entre les copies, les versions caduques ou à jour de certains documents si l’on n’a pas un outil approprié. En adoptant un logiciel de Gestion Électronique des Documents, vous pouvez non seulement réduire ce flux d’informations, mais aussi garder le contrôle.
Tout ceci est possible grâce à une organisation intuitive des documents et à une actualisation des données.
Cela permet au logiciel de prendre en compte toute modification apportée à un document et le mettre à jour.
Logiciel GED, pour une sécurité optimisée des informations
Avec un logiciel GED, finis les risques de perte ou de détérioration des données. En effet, l’application permet à l’entreprise d’optimiser la sécurité et la confidentialité de ses informations. Le logiciel de ged possède un dispositif de contrôle d’accès aux fichiers des différentes divisions de la structure.
Ainsi, en fonction du niveau d’habilitation, l’accès aux documents confidentiels peut être restreint à un nombre ou une classe d’utilisateurs donnée. Par exemple, un employé ne peut avoir accès uniquement qu’aux documents relatifs à sa fonction ou à ceux d’un collègue avec l’accord de son supérieur hiérarchique. Par ailleurs, les archives seront bien conservées et préservées de tout risque éventuel d’incendie.
Logiciel GED, pour une réduction des charges
Le système habituel qu’utilisent les entreprises pour le classement des documents constitue une charge financière considérable pour elles. Comme vous le savez, l’archivage manuel des papiers nécessite un espace de stockage conséquent et l’acquisition d’armoires de rangement. Les coûts d’exploitation de l’entreprise sont alourdis avec l’achat de mobiliers adaptés et l’investissement dans des solutions de stockage externes.
Face à cette situation, la GED s’impose rapidement comme la meilleure alternative pour surmonter les problèmes de stockage de charge. Le logiciel de GED étant un système informatisé vous offre un large espace de stockage. La solution permet à toute société de réduire considérablement les espaces de rangement nécessaires. L’entreprise fera également des économies sur les frais d’impression compte tenu de fait qu’elle peut se passer des copies physiques.