Logiciel de gestion de crise en entreprise, pourquoi en utiliser un

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de crise en entreprise; l’objectif de toute stratégie de gestion d’une crise est de pouvoir résoudre rapidement une crise.

Cela n’est possible qu’en mettant en place une planification minutieuse et réfléchie tout en étant réactif et intelligent dans les prises de décisions.

Pour cela, vous aurez besoin de mettre toutes les chances de votre côté, comme avoir une bonne équipe de gestion de crise, être bien préparé à l’avance, tester régulièrement son plan de gestion de crise, mettre en place un plan de communication de crise adapté.

Et très important également, avoir un excellent logiciel de gestion de crise.

Cet outil servira de support sur lequel vous allez pouvoir gérer tout le processus de gestion de crise comme communiquer plus facilement avec les membres de votre équipe, envoyer et suivre l’évolution des tâches à accomplir, partager des informations, recevoir des notifications sur l’évolution de la crise et bien d’autres encore.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de crise en entreprise ? La réponse tout de suite, dans l’article qui suit  !

Les solutions logicielles, une gestion de crise en entreprise plus proactive & fiable

Avec le nombre d’événements menaçants et inquiétants qui ne cessent de se multiplier, de plus en plus d’entreprises prennent aujourd’hui conscience des enjeux de la gestion de crise. Certaines, convaincues de l’importance de la gestion de crise, font aussi le choix d’investir dans un outillage dédié.

Présentant de nombreux avantages, les solutions logicielles de gestion de crise promettent surtout une gestion de crise plus simple, plus proactive et plus fiable grâce à leurs nombreuses fonctionnalités intégrées qu’il serait dommage de ne pas en profiter :

• PROACTIVITE

Une bonne gestion d’un incident commence avant qu’il ne survienne. Avec un excellent outil de gestion de crise, vous aurez à disposition les fonctionnalités nécessaires pour voir à l’avance l’apparition des incidents et aura ainsi la possibilité de mettre en place des mesures proactives.

Avec de la bonne préparation, la grande majorité des incidents qui se produiront ne se transformeront jamais en crises.

• FIABILITE

La plupart des logiciels de gestion de crise intègrent déjà un système de management qui dicte la façon dont une crise va être gérée. Toutefois, pour être sûr de la fiabilité du système proposé, assurez-vous qu’il ait reçu une certification. Une certification ISO serait parfaite. C ’est la preuve que le logiciel que vous exploitez est bien fiable.

• SIMPLICITE

Tout est fait pour être simple avec un logiciel de gestion de crise : la veille des risques, l’envoie des alertes, la communication avec les membres de l’équipe de gestion de crise, le partage des procédures, le suivi des actions à réaliser… Ces tâches se feront en quelques clics et de manière automatique pour certaines.

Les solutions logicielles pour une gestion de crise à 360°

Autre gros avantage des logiciels de gestion de crise, ils permettent une gestion à 360°. Cela signifie que ce sont pour la plupart des solutions « tout-en-un » permettant de tout faire grâce à des fonctionnalités riches et complètes.

Voici une liste non exhaustive de ce que doit permettre un logiciel de gestion de crise digne de ce nom :

LA VEILLE DES RISQUES OU RISK MONITORING

En tant que gestionnaire de crise, vous devez tout le temps penser au danger et à la manière de les identifier. Fastidieuse, cette tâche peut heureusement être confiée à un logiciel de gestion de crise. Il s’agit d’un outil qui peut collecter toutes les bonnes informations permettant de garder un œil sur les différents risques ainsi que sur les crises en cours.

Notez cependant que pour ce que genre de surveillance soit possible à conditions, il est nécessaire que logiciel que vous avez choisi possède une interface où il est possible de consulter les informations et aussi qu’il puisse être relié à d’autres systèmes externes de surveillance (antivirus, météo, logiciel de suivi de news, logiciel e-réputation…).

• AUTOMATISATION DES ACTIVITÉS DE GESTION DES INCIDENTS

Comme évoqué plus haut, les solutions de gestion intègrent déjà un système standard de management pour l’enregistrement des incidents, permettant aux utilisateurs d’automatiser les activités de gestion des incidents. Cette fonctionnalité facilite également la collaboration des membres de la cellule de crise sur les incidents et le suivi de l’avancement des tâches.

• REMONTEE D’INCIDENTS

Une fois les incidents identifiés, l’étape suivante consiste à les signaler aux bonnes personnes et de la bonne manière (par mail, appel téléphonique, alarme sonore…) pour permettre à ces personnes une bonne compréhension de la situation. Si jamais la remontée des incidents est défaillante, les prises de décisions seront en retour en retard, voire faussées.

• COORDINATION DES EQUIPES

Il faut pouvoir coordonner les actions de toutes les parties prenantes, notamment ceux membres de la cellule de crise, le logiciel doit avoir une interface interactive pouvant servir d’espace d’échange et de communication.

Pour finir, les logiciels de gestion de crise intègrent également ce que l’on appelle des modules de suivi des événements. Grâce à ces derniers, les membres de la cellule de crise peuvent s’échanger et collaborer pour le traitement des évènements.

• L’ALERTE EN MASSE

En fonction du type de la crise (incendie, attaque informatique, inondation, attentat, accident industriel, pollution…), il se peut que vous ayez à alerter un nombre important de personnes.

Dans un tel scénario, il vaut mieux pour vous et aussi pour la sécurité des autres que vous ayez déjà pensé à un outil qui soit capable d’envoyer en masse des messages d’alerte pour avertir tout le monde.

De préférence donc, ne choisissez qu’un logiciel de gestion qui intègre une fonctionnalité d’alerte en masse, ou d’envoi de Message en volume, tel que le CleverMultimédia peut le permettre (SMS, appels en tous genres, e-mails, Fax, messages vocaux, Bipeurs).

Certains logiciels permettent de faire face à plusieurs scénarios de crise

Les entreprises peuvent faire face à de multiples scénarios de crise (catastrophe naturelle, pandémie, attaque terroriste, cyberattaque, grève des employés, production défectueuse et rappels de produits, scandales environnementaux, explosion de nappes de gaz, accident dans le réseau, incendie…).

Si avant les entreprises étaient obligées de trouver un logiciel pour gérer chaque type de crise, aujourd’hui, ce n’est plus le cas. La plupart des logiciels de gestion de crise permettent maintenant de faire face à plusieurs scénarios de crise. En générale, on utilise le même outil pour gérer tous les types de crises qui peuvent frapper son entreprise.

Cela a le mérite d’être pratique, car les gestionnaires n’auront pas à maitriser plusieurs outils, de plus, utiliser un seul logiciel pouvant faire face à plusieurs scénarios de crise s’avère aussi intéressant en termes de coûts vu qu’au lieu de devoir utiliser plusieurs outils, un seul suffira.

Le logiciel expert, N°1, pour une gestion de crise en entreprise : MEMOGuard V5

Gestion des astreintes, des alarmes et des alertes, MEMOGuard V5,  24H/24, est l’outil le plus robuste et le plus évolué du marché, découvrez-le dans sa nouvelle version du 01/09/2021, innovant, modulaire, performant et facile à paramétrer, à installer sur site ou en mode SaaS.

• Surveillance, Supervision

Interfacez le avec vos outils et modems divers, ou capteurs en tous genres, GTB/GTC, Caméras, c’est la meilleure des solutions pour détecter, fédérer et transférer vos alarmes.

• Avec MEMOGuard V5, vous aurez le loisir et nous vous le recommandons de pouvoir centraliser toutes vos alarmes, et ce d’où qu’elles proviennent, et peu importent leur format.
• Incluez vos APIs, vos Web Services, tous les protocoles sont permis et acceptés, qu’ils s’agisse de fichiers à plat, ou des BDD, ils seront pris en compte.
• La Sécurité n’est pas un jeu,et vous ne pouvez pas jouer du hasard, en centralisant vos alarmes sur un seul et unique système, vous pourrez transmettre des messages clairs et précis à vos subordonnés, et vous disposerez de tout loisir pour gérer et administrer.
• Les Contacts Secs, la détection de mouvements, les levées de doutes, toutes vos alarmes pourront être traitées par un unique et même système.
• Et si vous disposez d’un bon outil de IOT évidemment qu’il pourra être pris en compte, nous savons intégrer tous les IOT et peu importent leurs protocoles.
• En bref, l’outil MEMOGuard V5, vous permettra de superviser à distance tous les entrées et sorties de vos bâtiments et immeubles, qu’ils soient mono-site, ou multi-sites, vous disposerez d’un seul et unique système centralisé qui vous permettra de tout gérer.

• Au moment adapté, prévenez  les bons interlocuteurs, ou bons services.

• En cellule de gestion de crise, la vitesse ou rapidité ne compte pas, l’efficacité oui, pensez à développer l’esprit d’équipe de vos intervenants, rendez-les plus performants encore.
• Il faut vous assurer que les messages arrivent non seulement au bon moment, mais aussi aux personnes concernées,…… les équipes d’intervention qui sont là pour cela.
• Une mauvais communication, des consignes imprécises, sont de vraies raisons pour que la cellule de crise échoue, ne prenez pas ce risque là, utilisez les astreintes.
  
• Motivez vos équipes, tout en étant exigeants,testez autant que nécessaires vos outils d’envois de messages, pour ne pas être pris au dépourvu.
• Les envois en cascade, les permutations d’astreintes, sont parfois un peu compliquées à gérer, testez les autant que nécessaire, il en va de votre succès.
• Idem, utilisez autant que possible, vos fonctions de swaps d’astreintes individuelles ou par équipe, un incident peut survenir à tout moment et vous devrez toujours être prêts.

• Important et primordial, ne manquez aucune alerte critique

• MEMOGuard V5, est l’outil n° 1 (depuis 1999), de la supervision avec gestion des astreintes,  de la gestion des alertes, des alarmes et de réponse aux incidents, et ce sont nos clients qui le proclament (allez voir nos témoignages clients sur notre site principal (https://www.clever.fr/success-stories/)
• Ne manquez aucune alerte critique (que cela soit pour une alerte ou une alarme). Recevez-les sur le média de votre choix, le plus approprié pour vous (téléphone portable, tablette, biper, Smartphone,  tel fixe, ordinateur, SMS, Whatapps, etc ), et ce autant de fois que nécessaire (c’est vous qui indiquez le nombre de répétitions et le laps de temps entre chacun des envois).
• Tant que l’acquittement n’aura pas eu lieu, vous continuerez de recevoir les alertes et les alarmes. Primordial, c’est l’outil MEMOGuard V5  qui s’adapte à vous et non le contraire, l’outil est là, pour vous informer, pour vous prévenir, et c’est à vous d’agir, car sans votre demande “précise”, il n’interviendra pas à votre place.
• Envoyer des alarmes et des alertes, c’est bien, les recevoir c’est encore mieux. Avec le MEMOGuard V5, si vous ne lui répondez pas dans le temps imparti (et c’est vous qui l’avez décidé), le système va vous relancer encore et encore, il tournera en boucle, tant que vous ne l’arrêterez pas.
  

• Worflows, et une  flexibilité maximale, pour mieux vous  adapter.
  

• Un système de supervision, doit présenter une grande souplesse (flexibilité maximale) qui lui permettra de s’adapter à tous les environnements (secteurs professionnels), dont le vôtre.
• Les êtres sont différents les entités aussi, c’est pour cela qu’elles sont uniques, et chacune possède ses habitudes, ses contraintes ou ses obligations, qu’il convient de respecter.
• La production, la Logistique, l’informatique, le poste client, chacun individuellement recherche la performance et le bien faire au quotidien, pour aboutir au succès.
  
• Tous les secteurs sont à la recherche, des meilleurs logiciels de processus métier, pour améliorer leur bien être, pour être plus performants,plus productifs, en améliorant leur ROI.
• Et c’est là qu’intervient, la gestion des workflows, qui va faciliter en automatisant le plus grand nombre de taches, contraignantes, fastidieuses et surtout très longues (en temps).

• Personnalisez et gérez vos plannings, généraux ou régionaux.
  

• Les plannings multiples existent dans toutes les structures, qu’ils soient journaliers, par roulement, plannings hebdomadaires, ou mensuels, plannings de production ou plannings de congés.
• Dans certaines régions, il existe aussi des plannings régionaux (par exemple l’Alsace), où certains jours fériés peuvent différer du niveau national.
• Mais comme le système est extrêmement souple, vous pourrez faire partir votre planning personnalisé à toute heure ou à tout moment souhaité (matin, midi, soir), et cela au quart d’heure près. Le planning s’adaptera à vos exigences.
  

La fiabilité d’un système doit être totale,il ne peut souffrir ni d’efficacité ni d’a peu près. Si vous souhaitez que vos équipes se l’approprient, elles doivent avoir une totale et complète confiance dans leur système de gestion.

Vos alertes et vos alarmes, identifiez-les par source ou par priorité pour vous.

• Le maintien en condition opérationnelle (MCO), implique qu’il vous est indispensable d’automatiser tous vos systèmes d’information, peu importe leur nature, (Mécanique, Électrique, Chaines de production, informatique, accidentelle, volontaire, involontaire)
• MEMOGuard V5,  transmettra toutes vos alarmes dans 100 % des cas, y inclus en cas d’incident majeur, et ce au service concerné ou bien à la personne d’astreinte, par le moyen qui vous convient le mieux (mail, fax, appel vocal, bipper, sms, mms).
• Il n’y a pas de limite, ni à la taille ni au nombre de fichiers à traiter, tous les types sont acceptés, en incluant les fichiers a plat, les fichiers de type IOT, les requettes (Http, Https, TCP/IP, Trame SNMP, OPC, Modbus, GTB/GTC, Automates en tous genres, contacts secs, contacts humides, détection incendie et valeurs analogiques (humidités et températures).

• Analyses Statiques, Reporting, Analyses dynamiques,
  

• Les « analyses statiques », la différence avec les analyses dynamiques, c’est qu’il n’est pas nécessaire d’exécuter le programme, pour  analyser un texte.
  Le « reporting » est là, pour vous rendre compte de façon ponctuelle (selon votre choix) de vos indicateurs de performance, afin de prendre les bonnes décisions qui s’imposeront  à vous d’elles-mêmes.
• Les « analyses dynamiques », ne sont pas à confondre avec, les analyses statiques ; de manière rapide nous dirons que les analyses dynamiques, permettent d’étudier le comportement d’un programme informatique et les éventuels effets, de son exécution;  en tenant compte de l’environnement spécial dans lequel, il évolue, mais aussi bien les statiques que les analyses dynamiques sont nécessaires à la bonne compréhension.
  

• Analysez finement vos logs, pour améliorer vos résultats.

• Les logs sont la base, pour mieux apprécier les incidents, ils sont faits pour permettre une analyse fine des incidents survenus.
• Il vous faut les analyser, les détailler, pour en tirer des conclusions, et surtout  pour éviter que cela ne recommence.
• Voyez simplement s’il n’y pas  de nécessité de changer les process, ou les ordres d’exécution, pour améliorer les résultats, parfois un simple changement suffit.
• Voici un exemple, même si c’est hors contexte:  une fine analyse de logs permet d’identifier les chemins préférentiels des robots de Google sur votre site Internet. En nettoyant ou en optimisant tous ces différents chemins, vous allez guider les robots de  Google vers les pages les plus importantes de votre site et lui permettre d’accorder son attention sur celles-ci, et c’est ainsi que vous améliorerez au passage, votre référencement.
  

•  Enquêtez de manière poussée sur les incidents

• Il n’est jamais trop tard pour bien faire, par contre si l’incident est là, il est trop tard pour anticiper, mais rien ne vous empêche d’analyser, et de modifier les processus d’éxécution.
• L’important sera donc, de clarifier en enquêtant autant que nécessaire, sur les raisons de son déclenchement, il faut le faire pour éviter que cela ne recommence.
  
• autre exemple, même s’il est hors contexte :  le BEA, Toutes les enquêtes faites par le BEA, vont intervenir en prolongement ou en parallèle des enquêtes officielles, elles vont  couvrir un très large spectre, pour déterminer les raisons, des incidents ou des accidents, comme une panne, une erreur de GPS ou un incident de personne (erreur humaine).
• Comme toujours dans les cellules de crise, de forme générale, les rapports finaux, servent de recommandations pour améliorer les process de sécurité, et éviter que les crises ne puissent se reproduire (les posts analyses sont une nécessité à ne pas négliger).
  

Connectez MEMOGuard V5 avec les outils que vous utilisez tous les jours

• MEMOGuard V5,a été intégralement conçu pour s’intégrer avec tous les protocoles existants du marché, et à tous les outils de supervision et de surveillance, tels que les ITSM ou les ChatOps, tous ces éléments s’interconnectent, et le tout fait partie de ce qui maintenant est dénommé par les experts du concept DevOps.
  
• Qu’est ce qu’un ITSM (IT Service Management), c’est un logiciel qui fournit des services informatiques. Il s’agit parfois d’une suite logicielle ou bien d’un simple logiciel totalement autonome. Les objectifs fixés à la DSI sont entre autres atteints grace à des ITSM performants, qui collaborent avec les utilisateurs au quotidien.
• Et si l’on parlait du dernier arrivé sur le marché, le ChatOps, qui n’est ni plus ni moins qu’un espace d’échanges, pour les intervenants sur un même projet, et dans cet espace la communication est totale entre les gestionnaires et les utilisateurs.
• Attention, nous attirons l’attention du lecteur de ne pas les confondre, tous ces outils (programmes, options) avec les outils d’orchestration, qui sont là simplement pour adapter une machine physique ou virtuelle aux besoins de l’entreprise, mais parfois il est possible de combiner les deux approches, pour améliorer les résultats.
  

Clever Technologies, l’expertise, de la supervision avec gestion des astreintes

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La supervision est un monde difficile et complexe, Clever Technologies vous rend les choses faciles et aisées, et mieux encore performantes et robustes.

Le nouveau MEMOGuard V5, modulaire, est la meilleure des choses qui ait pu arriver sur le marché de la supervision, avec gestion des astreintes, et c’est sans le moindre doute, l’outil le plus complet et le plus apprécié du marché.

Antonio Rodriguez, Directeur Clever Technologies

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