Toutefois, il faut préciser qu’elle est bien plus qu’une simple numérisation puisqu’elle consiste à réviser tous les processus de gestion des documents.
Les raisons de choisir cette solution sont multiples. Zoom sur quelques-unes !
Gagner en productivité
L’un des principaux atouts de la dématérialisation en entreprise est le gain de productivité. En effet, lorsque les documents sont dans une base de données, cela facilite leur consultation.
Plus clairement, cela vous offre la possibilité de rompre avec toutes les recherches interminables de documents. Mieux encore, vos employés auront désormais plus de prestesse à y accéder notamment lorsqu’il s’agit d’une urgence.
Ce temps économisé peut servir à faire d’autres tâches plus rentables pour la société.
Par ailleurs, avec cette option, vous pouvez également annoter les documents et effectuer leur transfert de façon instantanée à un prestataire externe ou à un collaborateur en interne.
Finalement, la dématérialisation des documents débouche indubitablement sur une automatisation dans la saisie.
Cela sous-entend que tous vos documents seront pratiquement exempts d’erreur. Pour trouver un prestataire, vous pouvez vous rendre sur https://ingedis-solutions.fr/.
Simplifier les frais de gestion et d’impression des documents
Dans un mois, les salariés d’une PME réalisent plus 1000 pages d’impression. Statistiquement, les frais d’imprimerie oscillent entre 1 % et 3 % du chiffre d’affaires. De ce fait, une société qui choisit l’option de dématérialisation s’apprête à réaliser de considérables économies sur de nombreux postes tels que :
- poste des consommables d’impression tels que les cartouches d’encre et les papiers RAM ;
- poste de la mise sous pli des documents et de l’affranchissement ;
- poste de l’exploitation et de la maintenance des périphériques d’impression.
Par ailleurs, il faut préciser que cette alternative vous permet également d’économiser sur la facture client. À titre illustratif, vous débourserez entre 8 et 9 € pour une facture papier. Par contre, il vous faudra seulement 3 € pour obtenir une facture électronique.
Dématérialisation : Gain de place et écologie
L’autre raison de miser sur la dématérialisation est qu’elle vous permet de gagner considérablement de place. En effet, vous n’aurez plus besoin de chercher un emplacement pour un stockage massif de documents puisqu’ils sont désormais sur des supports informatiques.
Ce qui rend cette option plus intéressante réside dans le fait que tous les documents sont traçables et vous pouvez facilement connaitre leur parcours. Vous n’aurez donc pas de problème pour optimiser votre efficacité en interne. Cliquez ici pour plus d’informations.
Au-delà du gain d’espace, la dématérialisation s’aligne également avec les alternatives pour réduire son empreinte écologique. En effet, c’est une façon d’économiser des ressources en papier et limiter la consommation d’encre. Par conséquent, cela garantit une protection optimale à l’environnement.
S’adapter aux nouvelles formes de travail
Substituer le format papier par le format numérique est une alternative pour faire de vos documents un support collaboratif. Avec une solution GED, vous pouvez centraliser l’information et fluidifier les échanges afin d’améliorer le travail collaboratif au sein de la structure. Vous pouvez avoir plus d’informations ici. En outre, vous n’aurez même pas à craindre les pertes et les malveillances en raison de la disponibilité d’un système d’archivage électronique.
Actuellement, le travail en mobilité connait un essor remarquable. Grâce à la dématérialisation, l’employé peut donc se servir d’un support numérique (d’un ordinateur portable, d’une tablette ou d’un smartphone) pour travailler, quelle que soit sa localisation géographique.
Avoir une image moderne
Avec la dématérialisation des documents, votre entreprise aura une image moderne. Néanmoins, pour que cela soit effectif, il faudra instaurer une véritable communication externe et interne autour du projet. En effet, ce dernier doit être mis en valeur et accepté par tous vos collaborateurs.
Pour ce faire, il est conseillé de mettre en lumière tous les atouts liés à un pareil changement. En outre, il est très nécessaire de mettre plus de précision la mise en place d’outils sophistiqués et sur l’optimisation de l’accessibilité à l’information.
Les partenaires commerciaux
Outre les détails précédemment évoqués, s’il y a bien un autre qu’il ne faudrait pas oublier, c’est bien celui de vos partenaires commerciaux. En effet, ils doivent être informés de tous les changements réalisés au niveau de vos documents. Par conséquent, si vous envisagez à rendre moderne l’image de votre structure, voici la façon dont vous devez réaliser le projet de dématérialisation. Cela vous permettra en réalité de postposer un service commercial optimal.