Les fêtes de fin d’année sont des périodes uniques que beaucoup attendent avec impatience. C’est le moment de resserrer les liens avec vos proches autour d’un bon repas et de s’offrir des cadeaux. Mais Noël ne se fête pas uniquement en famille.
C’est aussi l’occasion pour les entreprises de prévoir un événement festif. Il permet de récompenser les employés pour tout le travail fourni au cours de l’année, mais aussi de passer des moments agréables entre collaborateurs. La réussite d’un Noël en entreprise requiert néanmoins des préparatifs pour que tout le monde soit satisfait.
Du choix de la salle et de la date, au nombre de convives et à l’organisation des animations, voici 4 conseils pour rendre cet événement mémorable.
Choisissez une salle de réception unique pour votre fête de Noël
Après avoir passé le plus clair de leur temps dans les bureaux ou dans les salles de réunion, les salariés auront certainement de la peine à adopter un esprit festif s’ils restent dans le même environnement. Il est alors nécessaire de trouver un lieu adéquat, hors des locaux de l’entreprise, pour organiser une fête de Noël.
Déterminez la date et le nombre de convives
N’attendez pas la dernière minute pour établir une date et une heure définitive, il est important que ces dernières soient connues bien à l’avance pour éviter les mauvaises surprises. En effet, de nombreuses entreprises penseront également à organiser le même type d’événements, et ce, à la même période. Il sera donc plus compliqué de trouver une salle de fête, notamment les derniers jours avant les vacances de fin d’années. La date et l’heure dépendront donc aussi de la disponibilité de votre lieu de réception.
Par ailleurs, il est également nécessaire de tenir compte du calendrier des employés pour établir un programme. Personne ne souhaite se remettre au travail le jour suivant une soirée d’entreprise. Par conséquent, il serait plus judicieux de choisir un vendredi ou la vieille du début des vacances si votre entreprise ferme au moment des fêtes.
Il est tout aussi important de connaître le nombre de participants à l’avance pour choisir un lieu adéquat afin d’accueillir tout le monde. Les employés seront-ils les seuls conviés ? Invitera-t-on les familles ou des collaborateurs externes ? Tous ces éléments doivent être pris en compte pour prendre les bonnes décisions.
Trouvez la salle qui convient le mieux à votre événement
La location d’une salle de fête s’avère être une excellente option pour sortir des sentiers battus et vivre un événement d’exception. En effet, il est beaucoup plus facile de se détendre et de profiter pleinement d’une fête dans un cadre autre que celui du travail. Quels que soient le nombre de personnes conviées, le type d’événement souhaité ou les équipements nécessaires pour l’animation, il existe une multitude de salles pour répondre à tous les besoins.
La location vous permet d’organiser un événement sur mesure dans un endroit où l’on peut vraiment s’amuser. C’est un bon moyen de se détendre et de prendre du plaisir, loin des tracasseries quotidiennes liées au travail. C’est aussi l’occasion pour le comité d’entreprise d’exprimer sa reconnaissance envers ses collaborateurs qui n’ont cessé de travailler toute l’année pour leur société.
Votre choix doit en effet se faire en fonction de certains paramètres. Il doit tout d’abord tenir compte de la zone géographique. À moins que vous ne souhaitiez faire les choses en grand et changer de ville, voire de pays, privilégiez une salle non loin du lieu de travail. Cela permettra à tous les collaborateurs d’assister à l’événement sans avoir à parcourir une distance beaucoup plus longue que d’habitude. Retenez qu’une salle de réception trop éloignée sera aussi plus onéreuse pour tout le monde et complexifiera l’organisation de l’événement.
Le nombre d’invités, comme précisé plus haut, constitue un critère essentiel puisqu’il déterminera la capacité d’accueil de la salle qu’il vous faut. S’il s’agit d’un dîner assis, prévoyez au moins 1 m² par personne en dehors de la piste de danse. Pour un buffet en revanche, 50 cm² suffisent. Bien entendu, le budget dont vous disposez entre également en ligne de compte et déterminera le type de prestation auquel vous aurez droit. Vous disposez généralement de deux possibilités : la formule clés en main ou la formule libre de traiteurs.
La première vous évite toutes les contraintes liées à l’organisation, mais il faudra faire des compromis en ce qui concerne le choix des traiteurs. La seconde, en revanche, vous oblige à sélectionner vous-même les différents prestataires nécessaires et requiert donc plus d’implication dans l’organisation de l’événement. Si cette dernière solution permet de réduire le prix de location, les factures des professionnels sollicités feront vite grimper la note.
Sachez que si vous avez besoin d’une location de salle, vous pourrez utiliser les services d’une plateforme mettant en relation les organisateurs d’événements et les prestataires. Il vous suffit de préciser vos critères de sélection (date, lieu, nombre de convives, type d’événement) pour obtenir les contacts d’espaces adaptés à votre recherche. Vous n’aurez plus ensuite qu’à effectuer la réservation de la salle.
Déterminez un budget cohérent pour l’événement
L’organisation d’une fête d’entreprise passe nécessairement par l’établissement d’un budget cohérent et adapté. Parce que cet événement revêt de l’importance auprès des employés, il est important de définir un budget convenable sans pour autant mettre à mal le portefeuille de l’entreprise. Cela permet notamment de se fixer des limites et de contrôler les dépenses.
Si des fêtes similaires ont déjà été organisées auparavant, il est possible de tenir compte des montants précédemment alloués et de les modifier en fonction des nouvelles idées. En revanche, s’il s’agit d’une première organisation, il faudra faire attention à ne pas tomber dans l’excès, en fixant un budget convenable, tout en prévoyant une marge pour les imprévus.
Pour faire autant d’économies que possible, prenez le soin de sélectionner des prestataires abordables sans pour autant négliger la qualité. Que ce soit pour la salle, la restauration, la décoration ou les animations, analysez plusieurs propositions et optez pour le meilleur rapport qualité/prix. N’hésitez pas à privilégier un service complet, car un prix forfaitaire a tendance à être bien plus avantageux que le prix global des services de plusieurs prestataires.
La majeure partie du budget doit être attribué aux éléments les plus importants. Pour une fête réussie, il faut penser à une bonne musique, suffisamment de nourriture et des boissons en abondance. Si la décoration et les extras sont aussi très appréciés, ils passent néanmoins après le traiteur et le DJ.
Planifiez les différentes animations de la fête
Que serait une fête de Noël d’entreprise sans une animation digne de ce nom ? La plupart des entreprises se contentent de louer les services d’un DJ ou d’un groupe de musique. Qu’en est-il des employés qui n’aiment pas danser ? Que diriez-vous d’engager des comédiens, un magicien humoriste ou un animateur pour divertir vos invités ? Essayez de vous démarquer pour rendre votre fête de Noël unique et amusante.
Dans tous les cas, le choix des animations doit être fait en fonction des convives. En effet, elles ne seront pas les mêmes pour des participants sans enfants que pour des familles. Heureusement, les entreprises ont la possibilité d’avoir recours à des prestataires extérieurs pour l’organisation des animations. Alors qu’un cabaret, un concert privé ou un théâtre sera apprécié par les adultes, les enfants seront bien plus séduits par l’intervention d’un magicien ou la participation d’un père Noël.
Encouragez les employés à participer à l’organisation de la fête
Amener les employés à participer aux préparatifs de l’événement peut être bénéfique pour tout le monde. Cela permet à la société de déléguer certaines tâches, de faire quelques économies et de gagner du temps. Les employés passionnés de cuisine pourront mettre leurs compétences à disposition et apporter de bons plats, en fonction de leurs moyens. Les plus créatifs pourront participer à la décoration du sapin de Noël ou à la décoration de la salle de réception.
L’entreprise peut aussi offrir des cadeaux à ses salariés en guise de remerciement, ou aux enfants si les familles sont conviées. Ce geste donnera aux collaborateurs l’impression de faire partie intégrante de la vie de la société, ce qui améliorera les rapports et instaurera une bonne ambiance.
Organiser une fête de fin d’année avec les collaborateurs de l’entreprise est un excellent moyen de créer un environnement de travail agréable, de montrer l’intérêt que l’on porte aux employés, mais aussi de valoriser l’image de l’entreprise. Pour réussir cette fête de fin d’année, il est primordial de prendre les bonnes décisions en ce qui concerne l’emplacement, le budget ou encore les animations. Suivre ces différentes recommandations est un excellent moyen de mettre en place un événement unique et inoubliable.