Pour envoyer des échantillons de sang, d’urine ou de selles à leurs plateformes technologiques, les laboratoires disposent généralement de deux flux logistiques.
- Le premier flux concerne les prélèvements à domicile effectués par des infirmières employées par le laboratoire.
- Le second flux provient d’établissements médicaux, de cabinets d’infirmiers, de pharmacies ou de coursiers qui effectuent des prélèvements sur les sites d’échantillonnage pour le compte des laboratoires.
Problème majeur pour les professionnels effectuant des prélèvements à domicile : la gestion de l’échantillonnage
Dans ce cas, il s’agit d’infirmières privées qui déposent leurs échantillons dans des pharmacies, des maisons de retraite ou même directement à leur bureau, après quoi les échantillons sont envoyés par courrier aux laboratoires ou aux plateaux techniques. Ces infirmiers sont des employés temporaires qui ne travaillent que pour le laboratoire dans ce flux.
En raison de sa complexité, l’organisation des itinéraires empruntés par le personnel chargé de collecter les échantillons doit tenir compte d’un certain nombre de restrictions.
Prendre en compte les contraintes techniques liées à l’échantillonnage
La logistique et la planification d’itinéraires de prélèvement à domicile sont influencées par un certain nombre de considérations technologiques. Pour certaines études, par exemple, un délai maximum doit s’écouler entre une prise de sang et la centrifugation pour garantir la stabilité de l’échantillon sanguin obtenu. De plus, le flacon doit être conservé entre 2 et 8 °C pendant la collecte de l’échantillon d’urine. En outre, il y a des limitations sur la fenêtre d’expédition et un besoin de ressources matérielles, telles que des refroidisseurs.
Mobiliser des ressources internes ou externes
Les cabinets privés emploient généralement des infirmières rémunérées et privées pour effectuer les prélèvements. Pour conserver ces professionnels de santé privés, la diversité des ressources doit être prise en considération et fait fréquemment l’objet de discussions. Est-il plus judicieux d’embaucher des membres du personnel interne avant de se tourner vers l’extérieur, ou vice versa ? Cela a une incidence sur la gestion du calendrier et des itinéraires en toutes circonstances.
Prendre un rendez-vous est nécessaire mais difficile
- La prise de rendez-vous doit permettre de s’assurer immédiatement : par téléphone ou directement via un site internet.
- de l’accessibilité d’une infirmière ayant les compétences requises.
- de la possibilité de prélever le bon échantillon, tant sur le plan technique que sur celui du patient. Par exemple, il est difficile de prélever un échantillon après 9 heures du matin sur un estomac vide.
En raison de la simplicité avec laquelle il est possible de fixer des rendez-vous à tout moment, les outils Internet gagnent en popularité.
Equiper les infirmières et les secrétaires médicales du matériel approprié
Il est préférable d’utiliser un outil pour la planification, l’optimisation et la traçabilité en raison des limitations techniques et des besoins organisationnels liés aux ressources et aux patients. La plateforme de réservation en ligne doit être liée au logiciel de planification. Toutes les limitations doivent être prises en compte par le système d’optimisation. En outre, la traçabilité de l’activité doit être garantie par l’utilisation d’une application mobile accessible aux professionnels de la santé.
Un logiciel d’optimisation d’itinéraires comme Route4Me a été créé spécifiquement pour répondre à ces demandes. Plusieurs entreprises du secteur de la santé organisent désormais des séances d’échantillonnage à domicile en utilisant la plateforme Route4Me. Des informations peuvent être envoyées entre l’outil et le logiciel de gestion des prélèvements d’échantillons.
Comment les coursiers organisent-ils la collecte des échantillons ?
Les itinéraires des collectes commerciales sont souvent prédéterminés, contrairement aux collectes à domicile. Naturellement, il peut y avoir quelques modifications, par exemple lorsqu’une collecte est effectuée après un appel téléphonique ou le week-end, mais les itinéraires sont constants. L’objectif est d’éviter de perturber les coursiers et leurs compagnons sur les lieux de collecte.
De plus, les flux entre les lieux de prélèvement et les plateaux techniques sont regroupés dans la journée afin de respecter les limites de conservation des échantillons, qui sont généralement comprises entre 2 et 6 heures selon les procédés de centrifugation.
Les itinéraires de collecte doivent être établis après une analyse. Un suivi est également nécessaire pour faire face aux situations imprévues rencontrées par les coursiers.
Organiser les restrictions technologiques et les restrictions des sites de collecte.
Comme nous l’avons déjà indiqué, la logistique de la collecte des échantillons doit tenir compte du temps nécessaire entre le prélèvement et la préparation des analyses. Les heures d’ouverture des sites de collecte et les périodes de dépôt des infirmières privées imposent également des restrictions aux fenêtres de visite.
Respecter les restrictions de capacité et la promesse du client lors de l’utilisation de la plate-forme technique.
Les difficultés commerciales et la concurrence entre les cabinets privés sont considérables. Un élément de vente qui a un effet sur la logistique, notamment la fréquence des visites, est la promesse de résultats, ou le délai entre le prélèvement et le rapport d’analyse. La quantité d’échantillons obtenus doit être prise en compte lors de l’évaluation de cette promesse.
Afin de respecter les limites d’effectifs et d’éviter un éventuel engorgement de la plateforme technologique, la fréquence des visites doit également être examinée. Des ralentissements ou une gestion difficile pour les biologistes peuvent résulter du flux d’échantillons fournis à la plateforme technique. Les délais doivent être pris en compte lors de la planification des itinéraires. Par exemple, 25 % des échantillons quotidiens doivent être livrés avant 10h30, et 50 % avant 14h00.
Accueillir les professionnels de la logistique dans les laboratoires
La logistique de l’échantillonnage était parfois négligée. Depuis qu’ils ont compris son importance, de nombreux biologistes emploient désormais un coordinateur logistique dans leur laboratoire.
Vous pouvez gérer la logistique en interne ou en externe. La tendance est d’employer des coursiers au sein de l’organisation en raison du prix du transport. Ces tâches ne concernent pas seulement le transport, mais aussi l’entretien et la préparation des kits d’échantillons.
L’objectif de la planification des itinéraires est de créer un horaire cohérent et équilibré qui attirera les candidats à ce poste.
Avant d’établir la traçabilité de la collection, optimisez les itinéraires
Lorsqu’il existe plusieurs installations techniques et sites de collecte d’échantillons qui nécessitent la mise en place d’un transport intersites, l’optimisation des itinéraires de collecte d’échantillons est particulièrement difficile.
- Les objectifs d’optimisation sont multiples :
- Réduire la distance en kilomètres.
- Réduire le nombre de coursiers.
- Obtenir un équilibre des horaires.
- Il existe de nombreuses restrictions, dont la nécessité de respecter :
- les horaires d’ouverture des sites.
- les horaires de dépôt des infirmières privées sur certains sites.
- l’intervalle de temps entre le prélèvement et l’arrivée sur les systèmes technologiques.
- les échantillons arrivant en flux tendu sur les plateaux techniques
Les préoccupations commerciales concernent la fréquence des visites.
Une préoccupation pratique est de savoir comment réglementer la traçabilité et la disponibilité des coursiers. Comment s’assurer qu’un coursier pourra reprendre la tournée manquée d’un collègue ? Comment garantir le traitement des crises ? Pour surmonter ces difficultés, des applications mobiles comme Route4Me peuvent être employées.
Pour assurer la traçabilité et répondre aux demandes de suivi des anomalies sur les sites de prélèvement, certains groupes de laboratoires utilisent l’application Route4Me. “Avec Route4Me, nous pouvons tout suivre en cas d’incident pendant le trajet, y compris prendre des images si nécessaire. Selon un responsable d’un grand groupe, “le coursier note les différents échantillons collectés dans l’application mobile dédiée et fournit la cause des retards éventuels dans les commentaires.”