Dématérialiser les documents : Une évidence
Le fonctionnement des entreprises est soumis à des règles. De même, pour plus de visibilité, des dispositions légales sont créées et adoptées.
La dématérialisation des documents est à cet effet un enjeu incontournable.
Dans ce billet, nous vous emmenons à la découverte de ce principe à travers quelques points importants La dématérialisation des documents numériques.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents administratifs ?
Avant toute chose, la dématérialisation est à ce jour, un principe clé de la transformation digitale de toutes les entreprises. Dématérialiser, c’est se servir de moyens électroniques pour limiter l’usage des papiers dans la gestion des documents relatifs à l’administration.
Ainsi présenté, ce principe met en commun de nombreuses réalités.
La dématérialisation, c’est aussi l’action de numériser un support papier. C’est une manière de faire du format électronique, un nouveau mode de gestion des documents.
Dans ce cadre, deux types de dématérialisation existent : la dématérialisation native et la dématérialisation duplicative.
La dématérialisation duplicative est le fait de réaliser une copie des documents existants en format papier sous des formats numériques. Quant à la dématérialisation native, elle consiste à acquérir des documents déjà sous forme électronique.
Dans l’un ou l’autre des cas, le plus important est de s’assurer de la numérisation des documents. Sur freedz.io, vous en saurez davantage à ce propos.
Quels sont les points forts de la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation gagne de plus en plus d’espace dans la gestion intelligente des données. Il s’agit là d’un enjeu économique important. Voici quelques avantages de ce procédé pour les entreprises.
Un important gain de temps
En ayant recours à ce procédé, il est plus facile de gagner du temps. En effet, lorsqu’on considère les méthodes classiques que sont la gestion et l’archivage sous version papier des documents, le constat est sans appel. Pour s’acquitter de la tâche, il est indispensable de prendre tout son temps. Étant donné que les erreurs ne sont jamais rares, il faut tout faire pour ne pas se tromper. Grâce à la dématérialisation, tous ces problèmes sont résolus.
Par exemple, dans le cadre de la signature d’un devis, la version papier réclame de nombreuses tâches et aussi de l’attention. Il faut :
- imprimer ;
- signer ;
- scanner ;
- copier ;
- et réimprimer au besoin.
Malgré la complexité de la tâche, elle peut être exécutée de nombreuses fois dans une journée. Or, avec la signature électronique, il suffit de copier la signature pour l’utiliser en cas de besoin. Grâce à une bonne dématérialisation, tous les employés peuvent se concentrer davantage sur les travaux plus importants.
Un grand geste écologique
En plus de vous faire gagner du temps, la dématérialisation est une approche constructive à d’autres égards. En effet, c’est aussi un bon moyen d’accroître l’empreinte écologique de votre entreprise. En effet, grâce à la dématérialisation, vous dites stop à l’usage et à l’exploitation abusive des ressources ligneuses.
Supprimer l’usage du papier, c’est réduire la pression exercée sur les ressources en bois qui, en plus de leur portée financière, contribuent grandement à la conservation de la nature. Lorsque votre entreprise est exemplaire sur le plan écologique, elle peut recevoir des récompenses et devenir ainsi une référence du marché.
Quels sont les indispensables de la dématérialisation en Europe ?
Pour procéder à la dématérialisation en toute sérénité, il existe des étapes à franchir. Elles permettent de sécuriser les données en se conformant à la législation en vigueur.
Avoir une signature électronique
En Europe, l’un des règlements eIDAS implique la disposition d’une signature respectueuse du cadre réglementaire. Elle doit également conférer une valeur aux documents signés sur le plan légal. La signature est un gage d’intégrité pour les documents et un atout pour l’identification des signataires.
Disposer d’un cachet électronique
Le règlement eIDAS confère aux entreprises, la possibilité d’avoir un cachet électronique. C’est une version numérique du tampon qui permet de se passer du modèle classique. Ce tampon garantit l’originalité et l’intégrité du document.
Tenir compte des précisions
Pour plus de crédibilité, les informations numérisées doivent avoir des références concrètes et précises. À cet effet, l’horodatage doit être sollicité. Grâce à cet outil, il est possible de dater les documents numériques d’une entreprise pour faciliter leur identification.
Ainsi, grâce à la dématérialisation, il est possible d’améliorer la qualité des services d’une entreprise. Toutefois, il ne faut pas perdre de vue les risques sécuritaires liés à la tâche. Lors des procédés de cette tâche, des incidents peuvent survenir et endommager les données. Dans ce cas, vous risquez de les perdre en partie, voire totalement. La prudence doit donc être de mise.