Vous souhaitez faciliter la gestion des documents au sein de votre entreprise ? Pourquoi ne pas opter pour les outils de Gestion Electronique de Documents (GED).
Ceux-ci présentent de nombreux avantages intéressants pour le fonctionnement de l’entreprise. Découvrez ici lesquels.
Un gain de temps et d’argent
L’usage de la GED en entreprise est loin d’être aujourd’hui un luxe. Bien au contraire, il s’agit presque d’une nécessité. En effet, l’utilisation d’une solution GED vous aide à réduire les dépenses relatives à la logistique traditionnelle : papier, encre, stylo.
Utiliser un logiciel GED est aussi bénéfique parce qu’il vous permet d’effectuer les tâches plus rapidement. Les informations étant centralisées, il est plus facile par exemple de retrouver des documents et de procéder à leur traitement.
C’est donc plus généralement la productivité de votre entreprise qui est améliorée. Votre façon de travailler en est également optimisée. Utiliser des logiciels GED permet de réaliser plusieurs actions. Ainsi, vous pouvez :
- automatiser certaines tâches ;
- stocker un grand nombre de documents ;
- saisir toutes les informations, etc.
Utiliser la GED en entreprise revient ainsi à faciliter et à accélérer le travail de vos collaborateurs ainsi que leur productivité. Par ailleurs, le numérique est désormais au cœur de tous les secteurs et de toutes les politiques. En optant donc pour une gestion électronique des documents de votre entreprise, vous prouvez que votre entreprise s’inscrit dans la tendance et surtout dans une dynamique méliorative des processus.
Une amélioration de la communication
Utiliser une solution GED en entreprise, c’est faciliter grandement la communication avec vos clients, mais également celle au sein de l’entreprise.
Améliorer le service client
Utiliser une GED entreprise permet d’améliorer la relation que vous entretenez avec vos clients. En effet, grâce aux outils GED, il est plus facile pour vos clients de consulter rapidement des informations les concernant directement sans avoir à se déplacer.
De même, ils n’ont plus à formuler des demandes, puis à patienter longtemps avant d’obtenir satisfaction. Ils peuvent par exemple télécharger des pièces justificatives ou remplir des formulaires plus facilement. Les outils GED renforcent ainsi l’adhésion de vos clients en optimisant votre service client.
Faciliter la communication au sein de l’entreprise
L’utilisation des outils GED favorise une bonne coordination à l’intérieur de l’entreprise. Grâce à ces outils, tous les documents sont stockés et centralisés au sein de l’armoire numérique de l’entreprise. Vos employés y auront donc facilement accès.
Ces outils permettent également de hiérarchiser l’accès à certains types de documents comme dans une entreprise classique. Il vous sera alors simple de choisir quel collaborateur peut avoir accès ou non à un type de fichier en particulier.
De même, les informations étant constamment mises à jour, vos collaborateurs peuvent en tout temps avoir accès aux dernières versions des documents, et ce, dès leur actualisation. Cela permet d’éviter les décalages d’informations. La GED anime donc parfaitement la vie de votre entreprise.
Une sécurité garantie des informations
Les logiciels de gestion électronique de documents sont généralement conçus avec les dernières normes de sécurité. Vos documents sont donc parfaitement protégés, et ce, durablement. De plus, les logiciels GED disposent généralement de leur propre système d’archivage de documents.
Vous pouvez donc archiver en toute confiance certains documents en ayant l’assurance de pouvoir les récupérer plus tard en cas de besoin. Les logiciels marquent la différence de ce point de vue, car le risque de détérioration est important avec des documents classiques et en version papier. De plus, le problème d’encombrement de l’espace au sein de l’entreprise résultant de la présence physique de l’ensemble de ces documents est résolu.
Une gestion écoresponsable de l’entreprise
L’écologie a pris une grande importance au sein de la société aujourd’hui. De ce point de vue, le recours aux outils GED constitue un avantage certain.
En choisissant d’utiliser des outils GED, vous montrez à vos clients ainsi qu’à vos partenaires que vous êtes une entreprise écologique. Il s’agit d’une valeur qui plaît aux consommateurs. En effet, les papiers classiques sont fabriqués à partir de l’exploitation du bois. Plus ou moins directement, cette exploitation contribue à la déforestation et au réchauffement climatique.
Comme vous le découvrirez ici, se servir des outils GED peut servir donc d’argument pour convaincre vos clients. Cela suppose que vous avez une conscience écologique et c’est un point positif pour l’image de votre entreprise.