Depuis le développement du web, la plupart des entreprises décident de conclure des contrats via Internet.
En effet, cette pratique dématérialisée permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais également de prouver que la société maitrise les nouvelles technologies. Sur le marché, il existe de nombreux services de signature électronique.
De ce fait, il est indispensable de savoir comment trouver le bon logiciel pour votre organisation.
Le fonctionnement d’une signature électronique
Se basant sur une sécurité informatique qui exploite la cryptographie, la signature électronique est une alternative à la signature manuscrite. Par ailleurs, sachez que ce type de signature est tout à fait légal.
Grâce à un logiciel dédié, vous allez déposer une valeur ajoutée à vos fichiers PDF, Word, XML, JPG, etc. Vu qu’il s’agit d’un outil numérique, il est surtout utilisé pour éviter le gaspillage de papier. À l’inverse d’une signature manuscrite, il n’est pas visible puisqu’il ressemble à une information binaire, une suite de chiffre unique.
À titre d’information, cette signature électronique peut être utilisée dans n’importe quel domaine, commercial, marketing, recrutement, affaire juridique, etc. Si votre entreprise souhaite envoyer une facture par email, par exemple, l’application d’une signature électronique est obligatoire.
Avant de transmettre le document en question, vous devez le sécuriser via un logiciel de signature électronique. Ce programme informatique va ensuite générer une sorte de code muni de chiffres et de lettres afin d’authentifier votre fichier.
Quels sont les éléments à considérer pour trouver un bon logiciel de signature électronique ?
Pour trouver le bon logiciel de signature électronique, il est nécessaire d’accorder une grande importance au niveau de sécurité. En effet, il s’agit du premier élément à vérifier en matière de signature électronique.
Afin d’être sûr que vos données personnelles soient régies par les règlements européens, il est conseillé de privilégier les applications développées dans le pays. Il faut savoir que de nombreuses certifications indiquent le niveau de sécurité de l’outil, notamment eIDEAS, UETA, eSIGN, etc. Ainsi, l’idéal est de choisir les logiciels qui respectent ces normes.
D’une autre part, l’interface et les fonctionnalités du programme sont également des critères à prendre en compte. De préférence, il vaut mieux opter pour une solution simple à utiliser. Sur certains services de signature électronique, les étapes à suivre sont parfois longues alors que l’utilisateur a besoin de gagner du temps.
En choisissant un logiciel doté d’un système d’identification optimisé, vous allez bénéficier d’un suivi exact des documents signés.
Parmi les autres fonctionnalités d’un bon logiciel de signature, il y a une option qui sert à personnaliser :
- la page de signature ;
- le template mail ;
- les champs de la fiche du signataire ou du client ;
- l’image de fond ;
- l’ajout d’un bouton radio.
La signature électronique aux yeux de la loi
Dans le monde entier, la signature électronique dispose des mêmes valeurs que la signature manuscrite. En cas de litige, vous pouvez donc utiliser les documents numériques comme preuves tangibles.
Toutefois, il est indispensable que le logiciel détient une certification eIDEAS, Zertes ou bien US sign act. Afin d’assurer l’inaltérabilité du fichier, il est recommandé de choisir une solution qui propose un historique complet. De cette manière, vous aurez l’opportunité de revérifier toutes les démarches accomplies et les contrats signés.
De plus en plus appréciée, la signature électronique a connu un grand succès lors du confinement. Selon Le Figaro, l’utilisation de cette signature digitale ne concerne pas uniquement les grandes sociétés, mais également les petites et les moyennes entreprises.
Grâce à elle, il n’est plus nécessaire d’imprimer les bons de commande, les factures, les contrats de travail, les devis ou encore les actes notariés. Une fois que la personne appose une signature sur le document, cette marque est à la fois infalsifiable et irrévocable.