En entreprise, la plupart des opérations effectuées nécessitent la création d’un ou de nombreux documents officiels. Selon le flux de travail, ces derniers peuvent s’empiler et devenir encombrants au fil des années. Ce qui finit par poser un problème d’archivage parfois difficile à gérer.
Les avantages de l’archivage des documents officiels avec un garde meubles
Face à cela, un certain nombre de solutions, dont celle du garde-meubles, existent et se révèlent très efficaces.
Voici en détail l’intérêt de recourir à un garde-meubles pour l’archivage de documents officiels au sein d’une entreprise.
Quelle est l’utilité d’un garde-meubles et pour quelles occasions s’en servir ?
Il ne fait aucun doute sur le fait que le garde-meubles ou box de stockage constitue un excellent moyen de conserver des affaires. Il est pensé pour offrir un espace largement suffisant pour ranger toute sorte d’effets. Le seul vrai souci avec cet équipement réside dans le fait de choisir le box qui pourra efficacement contenir tout ce que l’on désire garder. Quoi qu’il en soit, notez déjà que pour les entreprises, les garde-meubles proposés par une pièce en plus sont très efficaces dans le stockage d’archives importantes.
Pour vous en apprendre davantage sur cette prestigieuse marque, sachez qu’elle est leader dans la location de garde-meubles et de self-stockage à Paris, et ce depuis plusieurs années. Elle propose des produits de qualité à travers neuf centres au sein de la capitale française et 14 en périphéries. Pour en revenir aux garde-meubles, ces derniers sont donc idéaux pour des déménagements, rangements de jouets ou souvenirs, et de vieux meubles.
À noter que l’enseigne est une société qui facilite aussi les démarches liées aux situations impliquant de grands déménagements et rangements. Au sein d’une entreprise, un garde-meubles sera aussi très efficace en tant qu’espace de stockage supplémentaire. Et dans l’éventualité où vous auriez réalisé une acquisition de nouveaux locaux, le box de stockage saura donc conserver au mieux vos effets tout au long du processus de déménagement. Il suffit d’en louer un qui deviendra pour vous un espace de stockage complémentaire auquel vous pourrez avoir accès à votre guise.
Quels sont concrètement les atouts de garde-meubles en termes d’archives d’entreprises ?
Avant tout, il est important de savoir que pour toutes les entreprises, la conservation de certains documents officiels et professionnels est obligatoire. Que ce soit à court, à moyen ou à long terme, la loi impose que vous gardiez tous les justificatifs financiers, législatifs entre autres sur une longue période. Dans ce sens, les garde-meubles aident à stocker ces documents et par la même occasion, permettent de garder des preuves en cas de litiges.
En plus de cela, d’un point de vue sécuritaire, l’option du box de stockage est sans conteste l’une des meilleures à envisager. Il faut savoir que les garde-meubles incorporent des formules au choix qui conviennent aux besoins en matière de sécurité des entreprises. Cela part des simples stockages pour les biens peu précieux aux box incluant une surveillance caméra 24 h/24 et tous les jours pour les documents précieux.
Aussi, les garde-meubles sont dotés d’une grande étanchéité qui met les archives à l’abri de dégâts liés aux péripéties. Leur accès n’est pas autorisé au stockage de denrées périssables, aux produits dangereux (explosifs par exemple) et illicites. Ce qui assure une protection certaine aux documents que vous conservez. D’un autre côté, un garde-meubles présente aussi un avantage économique pour une entreprise. Financièrement, cette solution est exonérée de toutes les taxes habituelles.
Ainsi, non seulement, vous n’aurez pas à payer les taxes foncières ou d’habitation, mais aussi celles affectées aux entrepôts. À cela s’ajoute le fait que les entreprises ayant recours aux Box de stockage n’ont aucune contrainte de bail et de charges comme l’électricité. Mieux, elles ne payent pas de frais d’agence ou de loyers d’avance et la TVA sur la location du garde-meubles est récupérable.
Quelles sont les astuces pour bien organiser son box de stockage ?
Afin de retrouver plus facilement un document dans son garde-meubles, il est important de bien organiser ce dernier. Cela permet aux acteurs de l’entreprise de gagner un temps non négligeable. Ainsi, la première chose à faire pour mettre de l’ordre dans un garde-meubles consistera à réaliser un inventaire des documents. Cette étape permet de faire la part des choses entre les papiers administratifs inutiles et ceux qui doivent être archivés.
Nommer des documents vous sert à anticiper sur la manière dont ils seront classés. Autrement dit, grâce à cette technique, vous pourrez ordonner les papiers en fonction de leur nom. Une fois que vos documents importants sont nommés, l’étape suivante vise à les regrouper selon leur type dans des cartons similaires. Ensuite, il faudra les disposer sur une étagère spécifique nommée aussi selon sa catégorie.
Pour aller plus loin, vous pouvez disposer vos papiers par date en suivant un ordre précis. Cela aidera à récupérer très rapidement une pièce en cas de demande de la part d’un organisme. Enfin, il est important que, pendant le stockage, vous veilliez à ce que vos emballages et supports de rangement soient d’une bonne qualité. Vous éviterez ainsi d’être confronté aux soucis de détérioration.