Avec l’avènement des Technologies de l’Information et de la Communication (TIC), il est nécessaire pour les entreprises de mettre en place une Gestion Documentaire Électronique (GED) dans le but de gagner en efficacité et de fluidifier leur fonctionnement. En effet, pour une entreprise, un programme de GED contribue à l’amélioration de la recherche documentaire, facilite la gestion et le suivi des documents pendant tout leur cycle de vie et permet d’accroitre la productivité des collaborateurs. Le logiciel de GED représente alors un excellent moyen de digitalisation de l’entreprise. Toutefois, le choix d’un logiciel de GED pouvant répondre adéquatement aux besoins et exigences de l’entreprise, doit tenir compte de plusieurs paramètres essentiels, car les options disponibles sont multiples. Ce guide vous propose quelques conseils nécessaires pour bien choisir un logiciel de GED.
Qu’est-ce que la GED ?
La GED (Gestion Électronique de Documents) est un système informatisé permettant de numériser, stocker, organiser, rechercher et partager des documents de manière électronique. Elle permet de gérer efficacement l’ensemble des documents d’une entreprise ou d’une organisation en automatisant les processus de traitement de l’information et en facilitant l’accès aux données. Par ailleurs, l’importance d’une GED n’est plus à démontrer : depuis maintenant plus d’une décennie, la dématérialisation des documents est un enjeu fort pour les sociétés cherchant à renforcer leur efficacité.
La mise en place d’une GED nécessite l’utilisation d’un logiciel dédié. Il s’agit d’un outil informatique qui permet de centraliser la gestion des documents électroniques produits et reçus. Habituellement proposé sous la forme d’application desktop et mobile, un logiciel de GED permet une optimisation du cycle du document interne tout en évitant les difficultés liées à l’archivage.
Les avantages d’utiliser un logiciel de GED
Généralement, l’utilisation d’un logiciel de GED offre divers avantages aux entreprises. Il s’agit des atouts tels que le gain de productivité, le renforcement de la sécurité des données et l’accessibilité des documents en tout temps. En ce qui concerne le gain de productivité, le logiciel de GED permet de simplifier les tâches journalières du service comptable ou administratif.
Quant à la sécurité des données, le logiciel de GED permet de stocker les documents dans un Cloud tiers. Ce qui évite le piratage, le vol et l’incendie des données. Concernant l’accessibilité des documents, elle peut se faire à tout moment et n’importe où si vous disposez d’une connexion internet. Vous avez pareillement la possibilité d’attribuer l’autorisation des droits d’utilisation à d’autres personnes.
Les différentes phases d’un processus de GED
Un processus de GED est composé de différentes phases que sont : la capture et la numérisation, le traitement, le stockage et la gestion des accès. La capture et la numérisation concernent la transformation des documents papier en des versions numériques à l’aide des technologies RAD – LAD et OCR.
Quant au traitement, il s’agit d’une phase essentielle à l’identification des documents nouvellement numérisés afin qu’ils soient aisément accessibles par les collaborateurs de l’entreprise. Il est basé sur un format de document prédéfini et le renseignement de métadonnées comme l’auteur du document ou la date de création.
En ce qui concerne le stockage, il garantit le rangement de chaque document à l’endroit idéal. Il prend en compte également le cycle de vie de chaque document en fonction des normes en vigueur dans l’organisation (déplacement, archivage ou suppression d’un document). En fin, la gestion des accès permet de favoriser une sécurisation optimale et un excellent contrôle des documents. Ce qui permet à chaque collaborateur d’avoir une autorisation pour accéder et/ou modifier un document particulier.
Évaluer vos besoins en gestion documentaire
Avant la recherche d’un logiciel de GED, l’entreprise doit préalablement connaître ses divers besoins. Elle doit procéder à la détermination du volume de fichiers électroniques et de documents papier traité chaque mois. En tenant compte des données collectées, l’entreprise doit faire la liste des outils, des fonctionnalités et des services de GED à mettre en place.
Une fois ces différents critères connus, il est alors possible de procéder au classement des divers éditeurs de GED proposant des solutions adéquates. Avant le choix de votre logiciel de GED, il est nécessaire de vérifier sa compatibilité avec votre Système d’Information.
Tenir compte de l’ergonomie du logiciel de GED
Le choix d’un bon logiciel de GED est aussi fonction des informations spécifiques sur son ergonomie et ses fonctionnalités. En effet, un bon logiciel de GED doit proposer une interface aisée et simple à utiliser. Il doit permettre :
- un accès facile à toutes les informations en cas de besoin ;
- une classification rapide des documents ;
- la consultation, la modification et/ou l’édition du contenu des documents de manière rapide ;
- l’envoi d’un document depuis le logiciel de façon directe, etc.
Aussi, le logiciel de GED doit favoriser le partage de gestion des documents avec un ou plusieurs utilisateurs.
Opter pour un logiciel de GED évolutif
Les logiciels de GED proposent à leurs clientèles, des services d’archivage électronique, de stockage de données ou une solution simple de recherche de document. Mais, il est important de prendre en compte les avis des utilisateurs avant d’opter pour le choix d’un éditeur, spécifiquement en ce qui concerne le service client.
Il est également essentiel de s’assurer que le logiciel de GED correspond aux processus métier de votre entreprise et à son domaine d’activité. Parce que, les besoins d’une entreprise de BTP ne seront pas les mêmes que ceux d’un cabinet d’expertise comptable en ECM. Étant donné que le secteur informatique est en pleine évolution, il est alors important de choisir un éditeur qui propose un service évolutif et des mises à jour quotidiennes.
Choisir un logiciel compatible avec d’autres systèmes et avec des documents provenant d’autres sources
Pour choisir un logiciel de GED, vous devez aussi vous assurer qu’il soit compatible avec les autres outils utilisés. Pour avoir globalement une vision de votre entreprise ainsi que des informations en temps réel, votre outil de GED doit être intégré dans votre ERP (Oracle, SAP). Au cours de l’installation, le logiciel de GED doit être paramétré pour qu’il puisse traiter les documents qui proviennent d’autres sources et d’autres systèmes.
En résumé, un logiciel de GED représente une solution incontournable pour les entreprises désireuses d’améliorer la productivité de leurs équipes tout en garantissant la sécurité des données. Toutefois, il est nécessaire que les utilisateurs soient formés à l’utilisation du logiciel de GED choisi par l’entreprise.