Partage de fichiers en entreprise : Outils pour partager des fichiers en ligne
À l’ère du numérique, certaines plateformes ont vu le jour sur internet et permettent de réaliser de nombreuses tâches en ligne. Gestion de projet, édition, sauvegarde et partage de documents sont des tâches parmi tant d’autres exécutables sur internet. En général, les utilisateurs de ses outils bénéficient des fonctions d’édition allégées facilitant donc la communication interne dans une entreprise.
Découvrez donc 5 outils et plateformes pour partager aisément des documents cloud dans votre entreprise.
Partager des documents avec la solution Teamdrive
Teamdrive constitue une solution de travail sur cloud très sécurisée. L’outil permet d’interagir avec une plateforme convenable et sécurisée pour échanger des informations au sein d’une entreprise. Grâce à lui, vous avez la possibilité de gérer et de partager vos documents à la fois dans le Cloud et sur vos propres serveurs (onPremise). De plus, Teamdrive répond aux normes les plus élevées en matière de sécurisation des données. À cet effet, leur cryptage complet de bout en bout promet une protection optimale contre l’utilisation à mauvais escient des données, en l’occurrence les cyberattaques.
Sachez que Teamdrive est une formule applicable partout. De même, il fonctionne de manière stable et présente une utilisation plus simple. Raison pour laquelle les experts et utilisateurs privés y ont souvent recours. Les entreprises l’utilisent surtout à cause de sa structure modulaire et de l’individualisation qu’il propose. Afin de faciliter les échanges de données entre structures, Teamdrive propose des licences client gratuites. Chaque fichier peut être divulgué sous forme de lecture ou d’écriture à un seul membre ou à un groupe d’utilisateurs. Ceci, peu importe si les membres travaillent dans votre entreprise ou pas.
Envoyer de fichiers avec l’outil Microsoft OneDrive
OneDrive est un logiciel multifonctionnel. Il faut savoir qu’à l’origine, il s’appelait Skydrive. Le logiciel permet essentiellement de synchroniser des fichiers et des dossiers en vue d’une utilisation ultérieure. Il propose également un espace de stockage de données accessible à plein temps. OneDrive est un outil performant que vous pouvez solliciter sur tout type d’appareil (ordinateur, iPhone, Android).
En entreprise, il constitue non seulement un outil incontournable de sauvegarde, mais aussi un moyen pour partager facilement les fichiers en ligne. Il s’agit d’un outil de synchronisation qui facilite le travail collaboratif. Concernant la gestion d’un projet professionnel, chaque participant peut disposer d’un accès aux documents de travail à travers des liens sécurisés.
Par ailleurs, OneDrive garantit la sécurité d’un fichier privé ou confidentiel. Il propose aussi une capacité de stockage presque illimité et donne ainsi la possibilité d’enregistrer un maximum de fichiers grâce à sa capacité de stockage presque illimitée. La plateforme propose aussi (à titre payant) un espace de stockage professionnel. Vous pourrez booster sa capacité ainsi que ses fonctionnalités grâce à des formules payantes.
Transférer des éléments avec le géant Google Drive
Vous pouvez également partager vos documents en ligne avec l’outil dédié du géant américain Google. Il s’agit de Google Drive qui propose des services de partage et de stockage de fichier dans le cloud. Il regroupe plusieurs autres services de Google (Google Docs, Sheets, Slides …) et permet de modifier plusieurs types de documents. Vous pouvez gérer vos feuilles de calcul, vos présentations, vos documents de dessins, vos formulaires, etc.
Il est également possible de rechercher les fichiers partagés publiquement sur Google Drive par le biais d’un moteur de recherche Web. Notez que dans une entreprise, il est conseillé d’opter plus pour le service Google Workspace. Il s’agit d’une offre incluant
- un stockage illimité ;
- une fonctionnalité de création de rapports d’audit ;
- une option de divulgation électronique de documents.
Google Workspace propose des commandes très précises qui vous permettront de personnaliser votre expérience Drive. Vous pourrez par exemple identifier les employés qui installeront l’outil de synchronisation avec l’ordinateur. En outre, Google Drive permet de télécharger des fichiers de 5 To de taille. Cependant, le stockage est limité à 1 To par utilisateur dans les entreprises qui comptent moins de 5 utilisateurs.
Échanger des documents ou fichiers via Dropbox
Avec Dropbox, vous pouvez partager des fichiers en France et partout dans le monde. Partagez toute sorte de fichiers (photo, vidéo, fichier zip, fichier de dessin, etc.) avec n’importe quel destinataire. Même s’il arrivait que celui-ci n’ait pas de compte Dropbox, il suffit de créer et de partager les liens des fichiers. À noter que Dropbox peut fonctionner depuis votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur.
En outre, la taille des fichiers à envoyer n’est pas limitée par Dropbox. Ainsi, vous pourrez partager des fichiers aussi volumineux que votre capacité d’espace de stockage cloud (2 Go et plus). L’utilisation de cet outil de partage se révèle assez simple. Pour partager un fichier, vous devez créer un lien depuis votre application mobile iOS ou Android ou votre logiciel de bureau Dropbox. Ensuite, vous partagerez le lien via chat, SMS ou e‑mail. Toute personne ayant accès au lien partagé peut donc consulter et télécharger votre fichier.
Procéder à des transferts de fichier grâce à WeTransfer
WeTransfer est une plateforme de partage de fichier en ligne gratuit. Elle est utilisable en entreprise comme par des particuliers. Vous pouvez envoyer un fichier lourd jusqu’à 2 Go. Pour partager un fichier avec d’autres personnes, l’utilisateur doit télécharger la version compressée (format ZIP) sur le service en ligne. Le lien de partage reste valable pendant une durée de 10 jours et plus d’une vingtaine de personnes peut s’en servir.
En version gratuite, il faut noter que vos fichiers ne sont pas vraiment protégés, et vous pourrez recevoir instantanément de la publicité. La version premium ‘’WeTransfer Plus’’ est beaucoup plus intéressante. Cette dernière apporte bien plus de possibilités et vous pourrez envoyer un fichier volumineux de 20 Go et plus.